Firma electrónica, firma digital, certificado electrónico o digital y firma digitalizada

Por firma electrónica entendemos cualquier firma recogida con medios electrónicos. Sin embargo, firma digital es un concepto legal, donde se ha de cumplir una serie de garantías que determinen seguridad jurídica, como por ejemplo.

La tecnología de firma digital, está en continua evolución y desarrollo, avances como el reconocimiento facial o la recogida de diversos parámetros biométricos, … la firma de volúmenes de archivos de una sola vez, o la firma compartida con seguridad desde la nube, ya se utilizan en empresas y administración pública.

Tipos de firmas electrónicas

Es una cadena de datos, con marca de tiempo. En nuestro ámbito queda definida por el Reglamento (UE) No 910/2014*. Dependiendo de su capacidad de identificación inequívoca de los firmantes se clasifica en las siguientes categorías ordenadas de menor a mayor seguridad:

a) Firma electrónica simple.

Tiene cierta validez legal, aunque no por sí misma, pues puede falsearse fácilmente, por lo que hay que aportar otras pruebas para demostrar su plena validez.

• Ejemplos; usuario y contraseña.
• Firma escaneada
• Firmar en un móvil, pantallas táctiles o tableta digitalizadora de firmas.
• Marcar una casilla de verificación en un formulario web.
• Se aplica habitualmente en formularios y contratos web, para aceptar términos y condiciones.

Wacom Signature Set con tableta STU-430 con pantalla LCD de 4.5” y sign pro PDF para Windows, captura firmas electrónicas manuscritas al instante con el lápiz inalámbrico y sin pila.

• Es interesante resaltar, que en la firma ológrafa o firma digital manuscrita además de la imagen de la firma manuscrita, estos dispositivos capturan otros datos que demuestren la veracidad de la firma como su velocidad de creación, presión o inclinación del puntero.

b) Firma electrónica avanzada.

LAS FIRMAS DE NIVEL AVANZADO CUMPLEN:

• a) Asegurar la identificación del firmante.

• b) El no repudio o irrenunciabilidad, donde la carga de la prueba recaiga en su titular.

• c) Preservar la integridad del documento firmado.

• d) Contar con la participación de un tercero de confianza.

• e) Utilizar un certificado electrónico emitido por prestadores reconocidos.

• f) Debe de ser generada con un dispositivo seguro de creación de firma.

Las 4 primeras garantías, se consiguen gracias al proceso de encriptación y generan firmas de nivel avanzado.

Al no ser repudiable, supone una prueba fehaciente ante un juez. Resultando incluso más fiable que la firma manuscrita.

• Ejemplos; escaneo de parámetros biométricos (según ISO 19794-7), a través de la digitalización de la voz, foto-video, huella dactilar, iris, firma autógrafa.

• Técnicamente se hace uso de una clave pública y otra privada, para firmar de manera fehaciente y garantizar el no repudio.

• La clave privada es intransferible, hay que guardar los documentos 10 años.

Las distintas soluciones del mercado utilizan diversas técnicas como el sellado de tiempo para evitar posteriores modificaciones y para evitar la suplantación de identidad se recopilan datos de geoposicionamiento de las partes, los datos biométricos del grafo,  cifrado y encriptación de los documentos firmados, para que sirvan de prueba ante una eventual disputa.

Pero para que la firma digital sea equivalente legalmente a la manuscrita, ha de cumplir adicionalmente los puntos anteriores e) y f).

b1) Firma electrónica avanzada (sin certificado):

• Firma centralizada (nube). Ej. Cl@ve firma, además de diversas soluciones de empresas privadas.

• One-Time Password SMS.

b2) Firma electrónica cualificada o reconocida:

Las claves pública y privada son emitidas y validadas (SSCD) por un prestador de servicios de certificación cualificado o por la autoridad de registro quien verifica la identidad de los titulares.

• DNI electrónico. Certificado digitales. (FNMT, Camerfirma, entre otros prestadores …)

• La firma de mayor grado de confianza, suele utilizarse en los trámites con la administración pública. (Cl@ve).

En este máximo nivel, se garantiza que el documento es firmado por quien dice ser, no se puede alterar o falsear, el firmante no puede negar que fue quién lo firmó. La carga de la prueba recae en quién dice no haber firmado.

b) Firma digital

Es el proceso criptográfico que asegura quien firma de manera fehaciente. La carga de la prueba reside en quien ha firmado, no es posible alterar el documento.

Enlaces relacionados sobre Formatos de Firma:

 

¿Qué son los formatos de firma?

Estructura de la firma: CAdES, XAdES, PAdES, OOXML, ODF …

¿Dónde se guarda el documento original?

Firmas con múltiples usuarios. Co-firma, firma en cascada, …

Firmas Longevas y Sello de Tiempo

 

c) Certificado electrónico o digital

Un certificado digital, es un archivo electrónico que permite la utilización de la firma digital en transacciones online ya que está validado por una entidad certificadora (hay muchas) que garantizan la identidad de los autores.

Una firma basada en certificado digital es muy difícil de falsificar, además se puede añadir la fecha y la hora de la firma de un servidor externo (en vez de de la hora del equipo local).

Con todo, firmar un documento con certificado equivale a su aprobación legal, incluso con mayores garantías que con la firma manuscrita.

d) Firma digitalizada

Se refiere al proceso de digitalización de la firma manuscrita. Datos biométicos.

Puedes ampliar esta información en https://firmaelectronica.gob.es.

Notas:

• Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza.

• Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por el que se deroga la Directiva 1999/93/CE.

• Recuerda: una firma escaneada o sello, no es una firma digital, por lo que quedará expuesto en caso de litigio a su capacidad para demostrar los hechos.

• Otras técnicas utilizadas en la celebración de contratos a distancia son la realización de pequeñas transferencias bancarias a modo de aceptación de un contrato. O la grabación en video de la voluntades de las partes.

Sistemas de información HRIS

A la función de Recursos Humanos se le exige reportar con informes selectivos ajustados a la realidad y no a la especulación. Proporcionar medidas uniformes en la evaluación de los resultados obtenidos en intervalos de tiempo, para poder ser contrastados.

HRIS es un sistema de información diseñado para la gestión del capital humano. Procesan los datos de RR.HH. y los comparten analizados como información con los usuarios de la organización.

Otras características típicas son:

• Estar conectado con el sistema de información contable, recibiendo y aportando información.

• Los sistema HRIS pueden hacer uso de técnicas de Big Data, contemplando datos incluso de fuera de la organización.

Funcionalidades básicas de un sistema de información de RR.HH. (HRIS):

• Análisis de datos históricos. Big data.

• Medición y valoración de transacciones.

• Presentación de informes. (Justificación de costes, obtener financiación, determinar el valor aportado por la gestión).

• Aportar información al sistema económico-financiero.

Información básica requerida habitualmente al área de gestión del capital humano:

Costes originados por la estructura de personal de la empresa:

• Reclutamiento: Directamente proporcionales a la importancia del cargo o especialización del puesto a cubrir.

• Formación: La formación continua es una inversión por su capacidad de generar beneficios futuros.

• Costes de integración: Hasta que se consigue la plena integración de un empleado/a surgen costes por su operatividad incompleta. Estudios sobre conciliación y teletrabajo.

• Costes por cambio de función. Evaluaciones de puestos. Estudios de sucesión.

• Costes organizacionales: Relacionados con la estructura y organización de una empresa.

Activos (intangibles) creados desde la gestión de RH y que suponen una creación potencial de ingresos.

• Capacitación del personal.

• Capacidad de aprendizaje.

• Fidelización. Implicación y motivación …

Ejemplos de Software HRIS:

Estos son algunos de las soluciones HRIS más populares del mercado …

• Soluciones SAP para HR.

• Meta4.

• Taleo / Oracle.

• A3 Software

• Grupo Castilla …

Bibliografía relacionada.

La gestión de los sistemas de información en la empresa: Teoría y casos prácticos (Economía y Empresa) por Pirámide.

«… se describen los componentes que constituyen el sistema de información de la empresa y su labor de apoyo a la realización de las actividades de planificación, organización, control, toma de decisiones y comunicación en las relaciones intra e interorganizativas.

… se desarrollan los conocimientos necesarios para una adecuada gestión de los sistemas de información, proporcionando directrices para su planificación, la consecución de ventajas competitivas, su implantación y mantenimiento.»

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Tanto para particulares como empresas supone un gran ahorro el uso de freeware (software gratis, puede incluir publicidad) o ser programas opensource con licencia GPL (pues no se cobra ni por uso ni por licencia).

Puedes localizar sustitutos casi para todo tipo de programas, incluso para programas tan populares como Ms Office con prestaciones similares, tal y como ocurre con Open Office.

En gestión de recursos humanos tenemos programas opensource como Odoo, una suite ERP muy completa que está suponiendo una alternativa real y de bajo coste respecto a las grandes soluciones del mercado:

Otros ejemplos similares de software utilizados para la gestión de RR.HH. son Jorani, IceHrm, OrangeHRM y Sentrifugo, por citar algunos ejemplos.

Generar reportes que aporten valor requiere cada vez menos esfuerzo!

Abreviado como BI. Business Intelligence (decision support system) es un conjunto de estrategias y herramientas para gestionar el conocimiento de una organización como ayuda a la toma de decisiones. Analizan grandes cantidades de datos existentes y generan información accesible.

Los análisis BI & Big Data cada vez son más accesibles a más personal, sin cualificación específica en análisis de datos. La evolución del software durante estos últimos potencia al personal de RR.HH. en su toma de decisiones.

Antes de ponerse a revisar las diferentes opciones que vienen con cada programa de analítica, es necesario adquirir una base conceptual (al final del artículo, hacemos referencia a una selección de textos de ayuda básicos).

Aunque el software este parametrizado para nuestra organización. No hay que dejar de pensar en cuáles son las preguntas correctas, para nuestra lógica de negocio seleccionar las métricas adecuadas, analizar, filtrar y entender la verdadera dimensión de las respuestas obtenidas.

Como recopilar datos sin esfuerzo, evitar tareas tediosas y repetitivas a la hora de crear los informes o cuadros de mando. Los informes deberían programarse para su análisis periódico y estar normalizados según los criterios acordados por el comité de elaboración. Por ejemplo:

En este punto considera lo importante que resulta segmentar la información para encontrar hallazgos que nos ayuden a la toma de decisiones.

Por ejemplo, en recursos humanos aportar datos como el nº de empleados, la antigüedad promedio o el nº de renuncias no aporta información sobre dónde y cómo están sucediendo los hechos. Conocer cuáles son los tramos de edad con mayor rotación, sí.

Los datos de retribuciones, selección y promoción, formación, talento, desempeño, compromiso, rotación, control horario, han de estar disponibles de manera sencilla para todos los miembros de la organización según su perfil (rol). Es la manera más eficiente y actual para mantener a nuestros equipos distribuidos, plenamente informados, coordinados y alineados con el negocio.

Business intelligence tools

Empresas de software de referencia son IBM, Funnel.io, Tableau Desktop, el conjunto de herramientas de analytics de SAP, Qlik Sense, Power BI, Zoho Analytics, MicroStrategy Analytics, … por citar algunos ejemplos. Pero es un mercado en continua expansión, donde no para de salir nuevas soluciones y que exigen una actualización constante.

En Internet existen directorios con evaluaciones y comparativas de este tipo de herramientas, de modo que nos sirvan de orientación.

Lectura recomendadas: Business Intelligence y Big Data.

Recopilación de libros introductorios a la gestión de la información con técnicas de análisis BI y Big Data. Son libros de nivel básico, pero que sientan unas bases para aplicar las claves de la estratégica digital en nuestros procesos de gestión del capital humano.

Introducción al Business Intelligence (Manuales) por Editorial UOC, S.L.

«Business Intelligence es un concepto … donde confluyen una gran cantidad de tecnologías, metodologías, procesos y estrategia que complican sobremanera la iniciación al neófito.

Además, a lo largo del ciclo de vida de estos sistemas de información, se incrementa la complejidad de la arquitectura así como las necesidades de negocio y las tecnologías que las soportan.

… la gran mayoría de organizaciones necesitan actualmente de este tipo de sistemas de información para tomar mejores decisiones y ser más competitivas y han identificado al Business Intelligence como una de las principales necesidades.

Y es por ello, que es necesario poder construir soluciones sólidas a partir de conocimientos profundamente asentados.»

BIG DATA Como activo de negocio por ANAYA MULTIMEDIA.

«Aún sin definirse plenamente y en constante evolución, el Big Data se ha instalado en nuestras vidas. El reto actual es que esta cantidad ingente de datos impacte positivamente en el negocio. Hasta ahora, el Big Data ha sido un pasivo para las compañías, debido a la necesaria inversión a la hora de capturar y almacenar los datos.

Ha llegado el momento de que se convierta en un activo fundamental y garantice el éxito en la toma de decisiones de la organización. Este libro ayuda a transformar de forma transversal la información en conocimiento por medio de procesos.

El objetivo a corto plazo está claro: el reto actual es la trazabilidad del cliente mediante la tecnología, el ver al cliente como un todo.

Tenemos un montón de canales, utilizados de diferente forma por distintos tipos de usuarios según su perfil. Ha cambiado el ecosistema y, por lo tanto, la forma de medir nuestra eficacia. Todos somos canales, ha muerto el concepto on y off, todo está conectado»

Business intelligence por Udima.

«El libro comienza con un tema que introduce los conceptos básicos de business intelligence. A continuación se presenta el proceso de descubrimiento de conocimiento en bases de datos (KDD). Tras ello, se explica la herramienta Weka, que será tomada como referencia a lo largo del texto.

… se explican en detalle las diferentes fases del proceso de KDD. Después, se presentan algunas metodologías para implantar proyectos de business intelligence. El texto termina con una Unidad dedicada a comentar las tendencias en el área. »

Big Data – Análisis de grandes volúmenes de datos en organizaciones por Alfaomega Grupo Editor.

«El libro introduce al lector hacia los fundamentos de los volúmenes masivos de datos, las tecnologías y herramientas de Big Data.

Se estudiaran las diferentes formas en las que una organización puede hacer uso de esos grandes datos para sacar mayor rendimiento en su toma de decisiones y trataremos de las oportunidades que traerán consigo su adopción y los riesgos de su no adopción, dado el gran cambio social que se prevé producirá el enorme volumen de datos que se irán creando y difundiendo.

Muestra cómo los Big Data son una fuente importante de datos en organizaciones y empresas. El libro se divide en tres partes principales, se introduce el tema, se descubre la infraestructura y la analítica del Big data, la referencia necesaria para introducirse en Big Data.

Conozca:

• La revolución de la gestión, la analítica y los científicos de datos.

• Las mejores herramientas informáticas para procesar sus datos.

• Las nuevas tendencias tecnológicas y sociales que traen la nube y los Big Data.

Aprenda:

• ¿Qué es Big Data? Analítica de Datos, analítica Web y analítica social

• Sectores estratégicos de Big Data y Open Data»

Business Intelligence Guidebook: From Data Integration to Analytics por Morgan Kaufmann. (Nivel intermedio / en inglés).

«Entre los conceptos de alto nivel de inteligencia empresarial y las instrucciones básicas para usar las herramientas de los proveedores se encuentra la capa esencial, aunque poco entendida, de arquitectura, diseño y proceso.

Sin este conocimiento, Big Data es menospreciado: los proyectos fracasan, llegan tarde y superan el presupuesto. Guía de inteligencia empresarial: desde la integración de datos hasta el análisis arroja una luz brillante sobre un tema que a menudo se descuida, lo que le proporciona el conocimiento que necesita para diseñar procesos de integración de datos e inteligencia empresarial sólidos.

El consultor en prácticas y profesor adjunto de BI Rick Sherman elimina las conjeturas de la creación de sistemas que sean rentables, reutilizables y esenciales para transformar los datos sin procesar en información valiosa para los tomadores de decisiones empresariales.

Después de leer este libro, podrá diseñar la arquitectura general para el funcionamiento de los sistemas de inteligencia empresarial con el almacenamiento de datos compatible y las aplicaciones de integración de datos.

Tendrá la información que necesita para iniciar, desarrollar, administrar y entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, convirtiendo el diluvio de datos en información procesable que impulse el conocimiento del negocio.

Finalmente, le dará un impulso a su carrera al demostrar un conocimiento esencial que coloca a los proyectos de BI corporativos en una vía rápida hacia el éxito.»

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