Formación bonificada bajo la lupa: ¿Qué deben saber las empresas?
El desarrollo y avance del sistema de formación profesional en España genera cada vez más un entorno complejo donde las empresas han de estar al día respecto a los cambios normativos.
Respecto a Fundae (ant. Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo), como viene siendo habitual en temporada de verano, ha comenzado a inspeccionar acciones formativas presenciales.
Por otro lado, Fundae comienza a enviar por correo certificado los primeros requerimientos sobre cursos online. Estas se realizarán en cualquier fase de la acción formativa.
Calidad en el proceso de bonificación
Si a lo largo del año, vamos realizando correctamente las labores de comunicación y cierre de las AA.FF. bonificadas y seguimos una serie de requerimientos establecidos por la normativa actual, estaremos preparados en caso de recibir cualquier tipo de requerimiento por no conformidades *. Y en caso de solicitud de requerimiento, lo más probable es que solo nos soliciten datos estadísticos para el INE, Fundae o el SEPE.
Las tareas habituales durante el proceso de la formación bonificada programada por las empresas son:
- Comunicaciones a Fundae: previa con los datos básicos del curso a Fundae, con todos los requerimientos establecidos para cada acción formativa y grupo.
- Esfuerzo inverso privado a través del cumplimiento con relación a la cofinanciación exigida.
- Facturas y documentación de los proveedores externos de formación.
- Soporte para la custodia de la documentación exigida durante el periodo legalmente establecido.
Resulta fundamental organizar y conservar estas evidencias de manera ordenada y accesible, ya que el Fundae / SEPE puede solicitarlas en cualquier momento durante un período de hasta cuatro años después de la finalización del curso.
Tipos de evidencias documentales que nos pueden requerir:
- Registros de asistencia: Firmas, hojas de asistencia, registros electrónicos.
- Evaluaciones: Exámenes, cuestionarios, proyectos, trabajos prácticos.
- Materiales del curso: Presentaciones, apuntes, vídeos, recursos online.
- Comunicaciones: Convocatorias, correos electrónicos, mensajes.
- Facturas y contratos: Documentos que prueben los gastos y acuerdos relacionados con el curso.
Guardar evidencias ante una inspección del SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal) de cursos bonificados de Fundae es crucial por varias razones:
- Cumplimiento de requisitos. Fundae establece requisitos estrictos para la bonificación de cursos. Las evidencias demuestran que se han cumplido estos requisitos, como la asistencia de los participantes, la realización de evaluaciones y la calidad del contenido del curso.
- Justificación de la bonificación aplicada. Las empresas que bonifican cursos a través de la Fundae aplican una reducción en sus cuotas a la Seguridad Social por lo que debemos custodiar 4 años las evidencias que justifiquen esta bonificación, demostrando que los fondos se utilizaron de manera adecuada y que la formación cumplió con los estándares establecidos. En otras iniciativas formativas donde intervenga el FSE este plazos se aumentan considerablemente (10 años).
- Protección ante posibles sanciones. Generalmente en formación bonificada, si una AA.FF. no cumple los requisitos simplemente se devuelve la cantidad deducida de los seguros sociales. Pero esta cantidades pueden verse incrementadas por los intereses en los plazos, costas en procesos contenciosos administrativos, incluso en caso de fraude o incumplimientos graves de requisitos, el SEPE puede imponer sanciones a las empresas.
- Transparencia y confianza: Mantener un registro detallado de las evidencias demuestra transparencia en la gestión de los cursos bonificados y genera confianza tanto en los participantes como en las autoridades competentes. Hoy en día la gestión documental digitalizada nos facilita bastante este trabajo a empresas y consultoras de formación.
Por tanto, las evidencias nos sirven como protección, demostrando que se actuó de buena fe y que se tomaron las medidas necesarias para cumplir con la normativa.
Soporte ante inspecciones de Fundae / SEPE
Como consultores podemos asesorarle sobre la óptima y correcta utilización de los créditos formativos bonificados, así como hacia la calidad de todo el proceso operativo de la gestión de la formación que haya planificado su empresa.
- Os ayudamos con posibles inspecciones de Fundae. Durante la impartición o si se reciben requerimientos posteriormente.
- Generamos procedimientos confiables para que todas las acciones formativas iniciadas cumplan los requisitos para poder ser bonificables.
Formación en gestión de bonificaciones
Quizá te interese formarte en gestión de bonificaciones a través de nuestro curso de Gestión del crédito de formación.
Ver más detalles de la capacitación …
Notas: Los Planes de Permisos Individuales de Formación (PIF) son objeto de especial atención en las inspecciones de Fundae y el SEPE. Esto se debe a que los PIF suelen implicar una mayor inversión y un mayor número de horas, lo que aumenta el riesgo de incumplimientos y errores en la gestión.
Por lo tanto, es fundamental prestar especial atención a la documentación y los requisitos específicos de los PIF para evitar cualquier problema en caso de inspección.
Estos son nuestros datos de contacto:
Estrella Herranz Mancera / Resp. consultoría de formación:
Puede contactar en el 91.510.23.26 o a través del email info@consultae.es
«Hemos formado y auditado empresas de todos los tamaños y sectores. Estaremos encantados de poder colaborar en tu proyecto de formación».
