«La recepción es la primera impresión de tu Marca Corporativa»

De las personas que trabajan en recepción depende en gran parte la imagen que nuestra compañía proyecta a los demás. Sin duda una gran responsabilidad que no podemos descuidar !

Un cliente siempre espera una atención conforme a sus expectativas por lo cual se hace esencial no solo cumplirlas sino superarlas (excelencia).

El puesto de recepción requiere habilidades específicas que han de ser valoradas y potenciadas por el personal de recepción. Por citar algunas:

• Empatía y buena capacidad de comunicación. Saber escuchar. Manejo de varios idiomas. Expresarse y comunicarse de manera correcta (asertividad).

• Aplicar una correcta organización. Conocer dónde se ubica cada miembro del equipo. Manejar adecuadamente la centralita.

• Correcta gestión del tiempo. Puntualidad.

• Discreción y eficacia. Estar dispuesta siempre a ayudar a los demás cuando se pueda.

La eficacia de trabajo de los demás depende de nuestro desempeño en recepción. Estamos hablando del tiempo de primeros directivos y de la pérdida o ganancia de nuevos clientes que no pueden / no quieren esperar.

Inventario de funciones en el área de recepción.

Hemos recopilado algunas de las funciones habituales que se realizan en el área de recepción, administración y secretariado.

Si trabajas o conoces dicho puesto, muchas te resultarán familiares. Por otro lado, si estás estudiando para trabajar en este área esperamos que la siguiente información te sirva de orientación:

Área de recepción.

• Recepción de visitas y proveedores.

• • Incluye el acompañamiento de visitas guiadas a complejos y centros de trabajo.

• • Gestión de caterings y atención de eventos y reuniones.

• Control de accesos / Alarmas-Seguridad.

• • Acreditaciones.
  • Control de tarjetas de acceso.
  • Control de consignas/taquillas.

• Control de calendarios.

• • Reserva de salas para reuniones.
  • Cuadrantes de turnos y vacaciones.

• Filtrado y gestión de llamadas.

• • Apoyo en labores de emisión de llamadas.
  • Seguimiento de clientes.

• Gestión de mensajes, avisos, citas, contactos y agendas de equipos directivos y ejecutivos.

• Atención en otros idiomas. Labores de traducción y corrección.

• Supervisión de otros servicios.

• • Como el control de instalaciones.
  • Otros proveedores de outsourcing.
  • Atendemos posibles incidencias.

Apoyo al área de administración.

• Correspondencia y valija: Realización de pedidos para la oficina, organizar la correspondencia por los distintos departamentos,  registro de correspondencia de salida en la aplicación telemática de Correos.

• Apoyo a la gestión administrativa y tareas ofimáticas (actualización de listados, elaboración de presentaciones, informes, …).

• Preparación de salas y medios técnicos.

• Reposición de catering y vending.

• Soporte a la difusión de comunicaciones internas. Boletines y circulares.

• Cumplimiento de las normas de seguridad de la información de la normativa aplicable a la protección de datos.

• Cumplimiento de la responsabilidad social corporativa RSC (compliance).

• Otras tareas de secretariado.

Apoyo al área de Recursos Humanos.

• Ayuda al control presencial y absentismo laboral.

• Comunicación con los proveedores de atención sanitaria y prevención de riesgos laborales PRL. Mutuas de accidentes laborales y Seguridad Social.

Apoyo al Área Comercial.

• Recuperación de clientes, labores de prospección telefónica, …

• Atención pre y post venta. Atención en puntos de información presencial y no presencial (teléfono e Internet).

Apoyo al Área Económico Financiera.

• Gestión de cobros, elaboración de cheques y pagarés, labores específicas de facturación, informes mensuales…

• Gestión de pedidos y de compras. Optimización del trato con proveedores.

Apoyo en la Logística de Traslados…

• Ayuda en la gestión de viajes. Trato con gestiones internas como con la comunicación con proveedores externos, reserva de vuelos, hoteles, etc …

Puestos de trabajo relacionados:

• Administrativos.
• Auxiliares administrativos.
• Recepcionistas.
• Secretariado de dirección.

Las funciones de recepción como atención al cliente se desarrollan típicamente en hoteles, pool de edificios corporativos, en oficinas de empresas, servicios al ciudadano de la administración pública, etc.

Disponemos de una bolsa con ofertas de empleo.

Grupo de Linkedin Recepción y atención al cliente. Estás invitado/a!. Publicamos ofertas de empleo, compartimos artículos de interés, formación relacionada con la función, networking con profesionales del sector, … 

Con ofertas publicadas en los portales de empleo: Indeed, primerempleo.com, …

Seleccionamos recepcionista con alto nivel de inglés para contrato por sustitución en Madrid.

Las funciones habituales que realiza nuestro equipo son:

• Apoyo a la gestión administrativa y tareas ofimáticas (actualización de listados y presentaciones).

• Recepción de visitas, reserva de salas.

• Gestiones con proveedores y avisos.

• Gestión de averías e incidencias.

• Atención en otros idiomas (inglés).

• Correspondencia y valija: Realización de pedidos para la oficina, organizar la correspondencia por los distintos departamentos, registro de correspondencia de salida en la aplicación telemática de Correos.

• Control de accesos / Alarmas-Seguridad.

• Preparación de salas y medios técnicos.

• Reposición de catering y vending.

• Gestión de comunicaciones internas. Boletines y circulares.

• Supervisión de otros servicios.

• Atención pre y post-venta.

Requisitos: Se requiere experiencia previa en el manejo de la centralita, copiadoras-fax y paquetes ofimáticos tipo Ms Office. Buena presencia. Valorable: Nivel alto de inglés.

Retribución: Según convenio. Categoría Aux. Administrativo.

Horario: Jornada completa y Media jornada.

Datos de contacto:

Colaboramos con empresas muy destacadas y estaríamos encantados de poder atenderle. Afrontemos juntos los desafíos de su negocio! Mis datos de contacto son:

Manuel Jiménez Molina  CSO & HR Outsourcing Tlfno. 91.510.23.26 email: m.jimenez@consultae.es