Guía: certificados corriente pago

Cada vez son más las empresas y procedimientos que nos solicitar estar al corriente con nuestras obligaciones como empresa o autónomo.

Una deuda con la Seguridad Social, por pequeña que esta resulte inhabilita a la empresa para aplicar cualquier tipo de bonificación.

Así que para asegurarnos, lo mejor es que periódicamente solicitemos un certificado de estar al corriente de pago de nuestras obligaciones laborales como empleadores.

Utilizar los certificados digitales pueden ahorrarnos mucho tiempo y esfuerzo al evitar desplazamientos a las sedes tributarias.

Los certificados digitales han supuesto un gran avance en este sentido y prácticamente están disponibles online una gran parte de los trámites presenciales.

1) Desde la web sede.seg-social.gob.es

Las empresas y personas físicas con (NAF) pueden solicitar en cuestión de minutos un certificado (en formato PDF) de estar al corriente con sus obligaciones de cotización a la Seguridad Social.

Para ello, deben tener asignado previamente un número de código de cuenta de cotización (CCC). En dicho certificado se certifica la existencia o no de deudas con la Seguridad Social.

• La existencia o no de estas puede consultarse a través de la Sede Electrónica (apartado Recaudación).

Los servicios ofrecidos a través de esta web oficial son:

• Visualizar y consultar de manera inmediata un certificado genérico que indique la situación o deuda del interesado.

• Obtener certificados específicos a efectos de obtención de subvenciones, participación en los procesos de concesión de contratos del sector público y para el supuesto regulado en el artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores en los casos de contratas y subcontratas.

📄 Notas: En el pie del certificado, se muestra un Código Electrónico (CEA) que permite comprobar la autenticidad del certificado a través del Servicio de Verificación de Integridad Documental.

2) Del mismo modo podemos acceder a Servicios de la AEAT

Para descargar el certificado de estar al corriente de pago en PDF, nos dirigimos a la web de la agencia Tributaria (aportamos los enlaces directos):

• Solicitud del certificado corriente pago AEAT.

Solo necesitamos introducir el DNI o NIE y seleccionar el certificado o DNI electrónico correspondiente.

• Estado de tramitación de la solicitud.

• Presentar documentos y/o alegaciones.

• Solicitud de un certificado de contratistas y subcontratistas …

Para acceder a estos servicios online se requiere un certificado digital FNMT o Cl@ve permanente.

Las Comunidades Autónomas disponen a su vez de procedimientos similares para identificar a los ciudadanos y empresas.

Por Manuel Jiménez

📌 Considera:

• Cómo las entidades bancarias tardan unos días en transferir las recaudaciones a la AEAT, es posible que en determinados casos, aunque no existan deudas, el certificado no este disponible para su descarga.

Comprobar el CIF en la Agencia Tributaria

Podemos revisar el CIF de una empresa desde la web de la AEAT. Es una excelente manera de verificar que la razón social clientes y proveedores coincide con su código de identificación fiscal.

👉 Enlace de la AEAT donde realizar las comprobaciones de CIF.

La consulta en el cuadro de búsqueda sigue el siguiente esquema:

CIF; Apellidos y nombre/Razón Social

Consultas de múltiples registros

También podemos realizar una consulta de varios registros utilizando una carga de datos a través de un un fichero CSV que podemos preparar previamente. Con un registro por línea, en formato de texto plano .txt y un límite de registros de 10.000.

Por ejemplo, desde Ms Excel podemos guardarlo en formato .CSV (o delimitado por comas). Y editarlo en caso necesario con un editor de texto simple como Notepad, o los mejorados Notepad++ o Ultraedit.

La base de datos de Hacienda está permanente actualizada, y es una de las mejores referencias donde acudir para verificar información fiscal vigente.

Comprobación NIF: enlaces directos aplicación AEAT

La web de la Agencia Tributaria ofrece un servicio online para comprobación la numeración del número de identificación fiscal ( NIF ). Un servicio muy útil como validación previa a una gran diversidad de trámites legales.

Esta información resulta muy conveniente por ejemplo para realizar validaciones previas a las presentaciones de las declaraciones en la Oficina Virtual de la Agencia Tributaria.

Por ejemplo, podemos comprobar de forma preliminar que un determinado NIF está registrado en la Agencia Tributaria y su numeración se corresponde con un Nombre determinado. Muy práctico si trabajas con extranjeros, donde puede darse el caso de no tener claro si tienen su residencia fiscal en España o para la comprobación de un NIF de terceros a efectos censales.

Como decimos, antes de trabajar con un autónomo/a y de cara a presentar el resumen anual de retenciones a terceros modelo 190, podemos realizar esta comprobación y de esta forma asegurar que los datos comunicados a la AEAT son los correctos.

👉 Enlace donde comprobar un nº de NIF de terceros a efectos censales en la web de la agenciatributaria.gob.es (requiere certificado digital)

La ventaja de comprobar un NIF con la utilidad de la AEAT es verificar de manera oficial si el nombre que tenemos de una persona es correcta o aparece incompleta, por ejemplo.

Cuando se comienza a trabajar con un autónomo, es conveniente realizar a priori este tipo de verificación y no dejarlo para el día de presentación de declaraciones informativas.

Comprobador de CIF (Empresas)

El buscador de la Agencia Tributaria, también funciona para verificar códigos de identificación fiscal de empresas CIF.

El proceso es idéntico, solo que indicamos el CIF en lugar del NIF, y el nombre de la empresa sin abreviar en lugar de los apellidos y nombre. En este enlace comentamos más extensamente este procedimiento de verificación del CIF.

También desde la oficina virtual de la Agencia Tributaria podemos comprobar el CIF de otras empresas a efectos censales.

Esta utilidad permite la consulta múltiple de datos a través de formatos de texto plano tipo CSV separados por comas. Resulta muy útil, para verificar varios NIF de personas a la vez.

Por ejemplo, a la hora de darlos de alta como proveedores y presentar las correspondientes retenciones, sin incidencias.

Para ello, debemos introducir un contribuyente por línea según el siguiente formato:

NIF ; Apellidos y nombre/Razón Social.

Hay que separar los campos NIF y Apellidos por un ; «punto y coma».

El resultado de la operación se muestra en la misma caja de texto del aplicativo web, transcurridos unos segundos, dependiendo del nº de registros a comprobar.

Si el nombre y NIF está en la base de datos de la AEAT, aparecerá un mensaje como este:

IDENTIFICADO ; 48XXXX47E ; APELLIDO/S NOMBRE

Consulta de operadores IVA intracomunitarios (no españoles)

En el caso de que la contraparte sea un operador intracomunitario no español podrás consultar la validez del NIF / IVA.

• Este es el enlace a la consulta.

📄 Notas: Gracias por leernos, puedes dejar cualquier comentario o sugerencia al pie de este artículo. En este enlace tienes un extenso catálogo de artículos explicados de forma amena con ayuda sobre trámites relacionados con la Administración Pública.

Exenciones del IVA relativas a actividades educativas

¿Está formación debe llevar IVA o no? Es una de las consultas más recurrentes que me suelen hacer. Vamos a aproximarnos a la solución en base a los que indica la normativa …

«El espíritu de la Ley del IVA es no grabar con impuestos indirectos actividades reconocidas como un derecho para los ciudadanos.» La educación reglada y la formación profesional son parte de ellos, por ello la Ley IVA se desarrolla en los siguientes términos:

Exenciones relativas a actividades educativas:

«La educación de la infancia y de la juventud, la guarda y custodia de niños, la ense­ñanza escolar, universitaria y de postgraduados, la enseñanza de idiomas y la formación y reciclaje profesional, realizadas por Entidades de derecho público o entidades privadas autorizadas para el ejercicio de dichas actividades.

La exención se extenderá a las prestaciones de servicios y entregas de bienes directamente relacionadas con los servicios enumerados en el párrafo anterior, efectuadas con medios propios o ajenos por las mismas empresas docentes o educativas que presten los mencionados servicios.

Estarán sujetas y no exentas las ventas denominadas “cursos de enseñanza a distancia” en las que la operación esté integrada, con carácter principal, por una entrega de bienes (libros, fascículos, vídeos, etc.) a la que acompaña, con carácter accesorio, la obligación que asume la empresa editora de atender las consultas de los adquirentes del curso.

 

No están comprendidos en esta exención determinados servicios, como los relativos a la práctica del deporte prestados por empresas distintas de los centros docentes (salvo Asociaciones de Padres de Alumnos), los de alojamiento y alimentación prestados por colegios mayores o menores y residencias de estudiantes, los relativos a permisos de conducción de vehículos terrestres de las clases A y B y los referentes a los títulos, licencias o permisos necesarios para la conducción de buques o aeronaves deportivas o de recreo.

Tampoco se comprenden en la exención las entregas de bienes efectuadas a título oneroso.

De acuerdo con la jurisprudencia del Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas, los servicios educativos referidos en el artículo 20.Uno.9º * están exentos del impuesto, con independencia de que cuenten o no con autorización administrativa, y en este sentido se ha pronunciado la Dirección General de Tributos en su consulta vinculante de 16-2-06.

 

– Las clases a título particular prestadas por personas físicas sobre materias incluidas en los planes de estudios del sistema educativo.

No tendrán la consideración de clases prestadas a título particular aquellas para cuya realización sea necesario darse de alta en las tarifas de actividades empresariales o artísticas del Impuesto sobre Actividades Económicas.

Si el sujeto pasivo realiza directa y personalmente la actividad se considerará profesional. Si tal actividad se ejerce en una organización (academia, centro de estudios, etc.), se considerará una actividad empresarial.»

* Fuente y texto completo de consulta: Manuales prácticos del IVA en agenciatributaria.es.

¿ Cuándo la formación está exenta de IVA ?

Tanto si eres proveedor y facturas por primera vez alguna actividad relacionada con la formación,  como si eres cliente y recibes una factura puede que te asalte la duda si una determinada acción formativa debería o no incluir IVA. A continuación, estudiaremos varios supuestos …

1) Fuentes oficiales: en este enlace tienes acceso a la base de datos de consultas tributarias, que al haber sido publicadas resultan vinculantes para la Administración Pública y en la mayoría de los casos a falta de un reglamento aclaratorio resultan esclarecedoras respecto a la interpretación y puesta en práctica de la normativa vigente.

Ejemplos de consultas realizadas:

a) Nº de consulta V0440-17: «La sociedad consultante tiene como objeto social el coaching, escuela de formación, consultoría tecnológica, desarrollo de cursos en línea, conferencias, asesoramiento, evaluación y formación internacional. Exención de la mencionada actividad en el Impuesto sobre el Valor Añadido …»

b) Nº de consulta V0507-18: «La entidad consultante vende cursos de formación online. Los temarios y textos del curso los descargan los alumnos en la web. Los alumnos tienen un sistema tutorial online. Si procede aplicar la exención por servicios de enseñanza a los cursos en línea descritos.»

Como hemos podido comprobar a lo largo de este artículo, hay que estudiar y consultar cada caso en particular para asegurar que actuamos conforme a la normativa vigente.

Novedades de la reforma fiscal que afectan a los formadores autónomos:

• A partir del 12 de julio, las facturas emitidas por profesionales autónomos bajan con carácter general desde el 19% de retención por IRPF al 15%.

• Los nuevos autónomos en actividades profesionales bajan del 9% al 7%.

* Fuente y más información en: Punto desarrollado en la nueva reforma fiscal 2015: agenciatributaria.es/reforma_tributaria_2015.

📄 Notas: En las facturas emitidas por docentes o empresas de formación ha de figurar al pie la siguiente aclaración: “Formación exenta en virtud del Art. 20, punto 9º de la Ley IVA 37/1992”

Recursos relacionados: La formación con o sin IVA

• Debate en Linkedin: La formación, ¿con IVA o sin IVA?… Se reabre el debate.

• Enlace para realizar consultas vinculantes a la AEAT.

Como cierre indicar, que a falta de una regulación más esclarecedora, siempre resulta aconsejable consultar a expertos fiscales y realizar consultas vinculantes a la AEAT (no basta con llamar al servicio de atención al cliente, que es meramente informativo). Sobre todo los servicios relacionados con la prestación de servicios formativos entre empresas o la realización de «cursos, posgrados o masters» que no están recogidos en planes oficiales.

«La Red Española de Agencias de Calidad Universitaria (REACU), coordinada durante 2022 por ANECA, aprueba los protocolos de evaluación para el seguimiento y la renovación de la acreditación de títulos universitarios oficiales (tanto de Grado y Máster, como de Doctorados).»

Autora:

📄 Notas: Recuerda, solo ofrecemos asesoramiento a nuestros clientes, los artículos compartidos en nuestro blog son de carácter meramente informativos y están exentos de toda responsabilidad. Considera también su fecha de publicación y si están sujetos a cambios normativos.

RGPD en el área de RR.HH.

Las novedades de la nueva normativa de protección de datos GDPR también afectan a la actividad del área de gestión de recursos humanos y laboral (no sólo a la gestión de datos de clientes y proveedores externos).

Desde mayo de 2018, los profesionales que trabajan en la gestión del capital humano y área laboral deberán revisar sus procesos respecto a los datos personales que manejan de sus plantillas para adaptarlos a la nueva normativa de protección de datos a nivel europeo (esta reemplazó directivas de países europeos muy antiguas las cuales databan de 1995).

El espíritu de la norma, es establecer un marco europeo común, otorgar control de sus propios datos a las personas y responsabilizar con sanciones económicas si se hace un mal uso a las empresas y organizaciones, incluso a las de sin ánimo de lucro.

Nos referimos a datos comprendidos desde la entrevista de selección hasta las bajas médicas, viajes, nóminas y demás datos personales que la empresa tenga archivados sobre sus trabajadores. Los cuales deben ser autorizados de manera explícita por la persona en cuestión (marcar una casilla SI, por ejemplo). Por tanto, no valen los formularios con casillas ya marcadas.

Básicamente se ha de informar a los usuarios qué datos están siendo recopilados y para qué, además de garantizarles sus derechos de acceso, rectificación, borrado, portabilidad y oposición a determinados usos.

Estos aspectos de cumplimiento normativo cada vez son más complejos y suponen unos de los puntos que más preocupan a la dirección de las empresas, sobre todo en lo relativo a las posibles sanciones económicas.

Sólo a través de la revisión y simplificación de procesos anteriores, junto a la informatización de los mismos, harán que la obligación de informar a los trabajadores, que así lo requieran, se realice de manera eficaz y demostrable ante las autoridades. Los procesos de almacenamiento de información personal han de ser seguros y transparentes.

Otro punto a cumplir son los plazos de conservación estipulados y la medidas de seguridad a adoptar según el grado de confidencialidad de la información.

Ante estas obligaciones, una gran solución puede ser subcontratar determinados procesos, como por ejemplo el reclutamiento de C.V. a través de portales de Internet o la gestión de las nóminas, para evitar gestionar la documentación y delegarlo en un tercero.

Si se sufriese una pérdida o violación de acceso a información del personal, deberá ser notificada a la Agencia de Protección de Datos.

«A partir del 25 de mayo de 2018, la privacidad de los datos internos que recopila el área de recursos humanos de la plantilla también ha de estar asegurada.»

A continuación, te mostramos una selección de títulos que desarrollan como implantar la gestión de la protección de datos personales tanto externa como internamente.

Libros sobre Protección de Datos

Gestión Proactiva de la PROTECCIÓN DE DATOS: Cómo implementar Privacidad por Diseño y Evaluación de Impacto en la Privacidad en la empresa por Independently published.

«De la mano de un reputado experto con más de 10 años de experiencia en privacidad y seguridad de la información, el lector encontrará métodos y herramientas para implantar un programa efectivo de Gestión de la Privacidad basado en los requisitos de responsabilidad proactiva del nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos.

El manual cubre procesos esenciales como el inventariado de tratamientos de datos; la evaluación de impacto en la privacidad y la selección de controles de privacidad y seguridad de la información.»

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE: Una guía de bolsillo por IT Governance Ltd.

«La ley también se aplicará a todas las organizaciones en el mundo que hacen negocios con residentes de la UE. El Reglamento introduce una serie de cambios clave para todas las organizaciones que procesan los datos personales de los residentes de la UE.

Resumen del índice de contenidos:

• Una introducción a la protección de datos y leyes nacionales de protección de datos en la UE (como el BDSG en Alemania, LIL en Francia y DPA en el Reino Unido).

• Los términos y definiciones utilizados en el RGPD.

• Los principales requisitos del RGPD.

• Multas aplicadas a cada artículo.

• Seis principios a seguir para cada recopilación y tratamiento de datos personales;

• • Aplicabilidad del Reglamento;
  • Derechos de los interesados;
  • Evaluación del impacto de la protección de datos
  • Papel del responsable del tratamiento
  • Infracciones y notificación a las autoridades de supervisión y a los interesados
  • Obligaciones para transferencias internacionales de datos

• Cómo cumplir el Reglamento:

• • Entender los datos de la organización: dónde están y cómo se utilizan
  • Documentación para completar
  • Medidas técnicas a seguir para cumplir el Reglamento
  • Índice del Reglamento»

Reglamento general de protección de datos: Hacia un nuevo modelo europeo de protección de datos (Derecho Administrativo) por Editorial Reus S.A.

«El Reglamento, que pretende armonizar el derecho a la protección de datos en la UE, se aplicará a empresas de todos los sectores económicos no sólo europeas, sino también, en determinadas circunstancias, de fuera de la UE.

Incorpora, entre otras cuestiones, nuevos principios como el privacy by default, privacy by design o el principio de responsabilidad proactiva (accountability).

Derechos novedosos como el derecho al olvido o el derecho a la portabilidad; regula e impulsa la figura del Delegado de Protección de Datos (DPO); regula asimismo los códigos de conducta, la certificación, las evaluaciones de impacto a la privacidad, las transferencias internacionales así como el régimen sancionador y los complejos procedimientos de cooperación entre las autoridades europeas de protección de datos. Establece, en suma, un nuevo modelo europeo de privacidad.

En esta obra el lector encontrará un profundo análisis sobre cada uno de los aspectos relevantes del nuevo derecho europeo de protección de datos. Incluye además un cuadro comparativo del articulado de la Directiva 95/46/CE y del propio Reglamento para facilitar su consulta.»

Cómo sobrevivir al GDPR. Todo lo que necesitas saber sobre la protección de dato por Bosch.

«Cómo sobrevivir al GDPR es una obra que desgrana los principales argumentos del nuevo marco regulatorio de protección de datos, surgido tras la entrada en vigor del Reglamento Europeo de Protección de Datos (GDPR) y lo hace, fundamentalmente, pensando en su aplicación práctica por quienes no tienen un conocimiento profundo de la materia.

Se dirige fundamentalmente a gestores de pequeñas y medianas empresas, trabajadores autónomos y a cuantos quieran adquirir los conocimientos y habilidades imprescindibles en este ámbito. Se examinan cuestiones tan relevantes como la delimitación entre las figuras del responsable y del encargado de tratamiento; el DPO ¿es obligatorio?

¿Cuáles son sus funciones?; las evaluaciones de impacto sobre la protección del tratamiento de datos personales; las medidas de seguridad y la responsabilidad proactiva en la protección del tratamiento de datos.

Y, además, la obra incluye un práctico inventario de formularios (ej: cláusula informativa para el tratamiento de datos de clientes, contestación al ejercicio del derecho de supresión de datos personales, aviso legal para página web, documento de contestación al ejercicio del derecho de acceso, oposición, rectificación, etc.).

Con la versión papel + digital, también podrás consultar la versión digital de la obra en Smarteca. En el interior del libro encontrará la clave de acceso y las instrucciones para acceder a su obra en Smarteca.»

Cómo consultar las notificaciones telemáticas de la Seguridad Social

A través de la web https://sede.seg-social.gob.es/ pueden consultarse las incidencias en la gestión corriente con la Tesorería General de la Seguridad Social.

Si se produce una incidencia en las cotizaciones recibiremos un email avisándonos que tenemos una notificación y que disponemos de un plazo habitualmente de 15 días para resolverla.

Una vez entramos en el portal a través de un certificado digital de empresa, leemos la notificación firmando su apertura y tendremos acceso al PDF que describe la situación.

Una vez resuelta, desaparecerán las notificaciones.

Notificaciones administrativas en la web de la Agencia Tributaria

Estos son los trámites disponibles:

Puedes consultar las notificaciones electrónicas pendientes desde la siguiente web de la Sede electrónica de la AEAT: agenciatributaria.es.

Diligencia de embargo de créditos de proveedores

La normativa actual española establece responsabilidades subsidiaras por acciones cometidas por proveedores (terceros y cuartos …) dentro de la cadena subcontratación. Entre ellas se establece la obligación de retener las cuantías pendientes de abono a tales proveedores si mantienen deudas con la administración pública.

Por ello, dentro del compliance legal de las compañías se suele exigir antes de la contratación que se acrediten los corrientes de pago de éstos proveedores con la administración pública.

En caso de no mantener relación comercial, sigue los siguientes pasos para responder a la diligencia de embargo de créditos de proveedores. En el siguiente vídeo, mostramos los pasos para responder el requerimiento:

Recuerda este contenido es meramente informativo. Gracias por leernos, agradecemos cualquier comentario …

Utilizar la declaración censal para comunicar altas y bajas en la obligación de presentar los modelos de retenciones

En el caso de que una empresa deje de tener asalariados y no desee presentar el Modelo 111 trimestral así como los resúmenes anuales 190 de retenciones del rendimiento del trabajo podrá darse de baja en la declaración censal Modelos 36 o Modelo 37, desmarcando la casilla 700 y activando la casilla 720.

Otra opción es dejar el alta censal como se hizo originalmente con trabajadores y presentar los modelos trimestrales a cero.

📄 Notas: Esta información se comparte con fines meramente informativos. Ante cualquier duda consulte con el servicio de atención al cliente de la AEAT.