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¿Por qué externalizar? …

La externalización de servicios administrativos se encuadrada dentro de los denominados “Facility Services”.

La externalización de los servicios generales (BPO) aporta ventajas organizativas ya que permite centrarse mejor en los objetivos empresariales al delegar funciones accesorias a expertos en su gestión.

Si se implementa adecuadamente esta técnica de gestión, la empresa se volverá más eficiente !

La externalización de servicios siempre que se pueda llevar a cabo con garantías es una alternativa estratégica muy positiva para las empresas y aún más en mercados en crisis.

Es muy importante para el éxito de la externalización realizar adecuadamente una selección de proveedores que garanticen un nivel de servicio “Service Level Agreement o SLA”.

La relación entre las partes ha de ser Win to Win (tú ganas yo gano) para conseguir procesos eficientes y duraderos, una colaboración entre empresas y trabajadores eficaz y honesta.

Si una empresa externaliza funciones que no forman parte de su actividad principal, simplifica sus procesos y consigue ser más competitiva, centrándose en los aspectos que aportan valor a sus clientes.

Liberarse de procesos administrativos, mejoras tecnológicas, captación de expertise y cumplir con la normativa existente son algunos de los aspectos que más valora la dirección a la hora de externalizar procesos.»

Búsqueda de la rentabilidad con el outsourcing.

No se ha de buscar la disminución de costes en puntos críticos como las retribuciones del personal, si no más bien contar con capital humano muy capacitado dotado de buenas herramientas que le permitan optimizar procesos. El ahorro de costes vendrá de mano de la especialización y la flexibilidad.

La productividad en el foco: «Zapatero a tus zapatos«. Cada experto en su área ha de ser capaz de ser eficaz e innovar. La suma de las partes ha de mejorar al trabajo individual, un verdadero trabajo en equipo.

Una de las funciones dentro de servicios generales que se suele externalizar es la atención al cliente interno y externo desde recepción.

Este área no forma parte del core business de las empresas y sin embargo requiere la continua atención de otros departamentos, por lo que suele resultar muy ventajoso externalizarlo con un especialista.

Ejemplos de externalización

La externalización de servicios públicos, ha sido históricamente pionera en adoptar prácticas de gestión descentralizada debido a su idiosincrasia. De hecho, los contratos públicos suponen la mayor parte de esta tipología de contratación.

En la empresa privada, sectores como el informático, la construcción, los servicios generales, etc, etc.

Se suelen externalizar procesos accesorios. En el área de RR.HH. por ejemplo es típico subcontratar la elaboración de nóminas, la selección de candidatos, la bonificación del del plan de formación, el servicio de recepción y atención al cliente, …

Nuestra metodología de trabajo.

Consideramos que para el adecuado desarrollo y evolución de los proyectos de externalización se doten de una estructura de mando. Por ejemplo con responsables que realice labores de supervisión y gestión, y coordinadores encargados del seguimiento.

Nuestro valor diferencial respecto a otros proveedores es que aportamos, es la participación de profesionales cualificados y experimentados, junto a un trato cercano con un alto grado de implicación.

Garantizamos la satisfacción de nuestro servicio con:

• Una continua labor de Supervisión y Control de nuestro trabajo, siempre basado en una fluida comunicación con nuestros clientes.

• Personal cualificado, con experiencia y formación necesarias para la consecución del nivel de calidad requerido.

• Asumimos la gestión y control de las parcelas del proceso de descentralización productiva objetos del contrato. Manteniendo la cultura empresarial y exigencias en el control de calidad de nuestros clientes.

• Una intachable trayectoria profesional en el cumplimiento de nuestros compromisos con nuestros clientes y trabajadores, de forma que existe una absoluta transparencia en cuanto en cuanto a nuestras obligaciones fiscales, laborales y de la Seguridad Social*.

• Absoluta confidencialidad sobre cualquier información a la que hayamos tenido acceso, conforme a la normativa actual vigente en materia de protección de datos.

Todos los aspectos de la relación con nuestros clientes aparecerán perfectamente establecidos por medio de un Contrato de Prestación de Servicios.

Libros destacados sobre Outsourcing:

Recomendamos estos libros porque nos han servido en su momento, para documentar y servir de ayuda en el desarrollo de nuestra propia actividad como empresa que ofrece servicios de externalización (outsourcer):

Aprenda a externalizar (outsourcing): En una semana (Habilidades Directivas) por Gestión 2000.

«Cada vez son más las empresas que subcontratan los servicios de otras de un modo u otro. Este proceso llamado externalización (outsourcing) está regulado por las normativas de la UE que rigen esta materia.

Este libro le enseñará a reconocer qué servicio debe ser externalizado, a definir sus especificaciones y a escoger bien a los proveedores que se les confiará el servicio.»

Externalización de funciones de recursos humanos (Biblioteca AEDIPE) por PRENTICE HALL.

«En el presente entorno empresarial globalizado y cambiante la competitividad surge del éxito en la creación de modelos organizativos robustos, donde las ventajas de productividad son las que marcan la diferencia.

Una vía eficaz para lograr esa mayor productividad resulta de la gestión externa de ciertas actividades de apoyo, que nada tienen que ver con el núcleo de competencia de la Empresa y la fuente de sus ingresos.

Esta obra expone procesos, impactos y circunstancias que deben ser tenidas en cuenta para avanzar en la línea de la externalización de actividades asociadas a la gestión del capital humano en la empresa.

A lo largo de sus páginas el lector abordará el diseño de la transferencia de actividades, los esquemas de control y los esquemas de revisión y mejora del desempeño.»

Aedipe: La externalización de la formación (Biblioteca AEDIPE) por PRENTICE HALL.

«Las empresas del siglo XXI que compiten en las sociedades desarrolladas necesitan de la actualización constante de sus cuadros, empleados y directivos. Este libro, eminentemente práctico, está escrito por responsables de formación de grandes organizaciones en unos casos y realiza o pretende dar una visión general del estado de este tipo de formación en nuestro país; en otros casos, y contando para ello con el concurso de alguno de los más prestigiosos especialistas en las materias tratadas.»

La nueva economía institucional: Criterios para las decisiones de externalización por Eae.

«En este entorno, la competitividad de una empresa viene determinada por una mejor gestión de sus relaciones interempresariales, orientando las estructuras organizacionales hacia la especialización y la colaboración en búsqueda de eficiencia y flexibilidad.

Si bien el aspecto estratégico es esencial, no lo es menos la perspectiva institucional que permite analizar cómo los detalles particulares de una transacción afectan a la eficiencia diferencial de las alternativas formas organizacionales.

La necesaria consideración de esta perspectiva es lo que nos ha llevado a la elaboración de este trabajo, en el que se estudia la decisión estratégica de la selección de la forma de gobierno de una actividad a través de la Nueva Economía Institucional en general y de la Teoría de los Costes de Transacción en particular.»

La contratación del mantenimiento industrial: Procesos de externalización, contratos y empresas de mantenimiento por Ediciones Díaz de Santos, S.A.

«El mantenimiento contratado supone entre el 40 y el 50 por ciento de la actividad de mantenimiento en países industrializados.

Este libro repasa las razones que llevan a las empresas a poner un aspecto tan estratégico como el mantenimiento de sus máquinas e instalaciones en manos de empresas ajenas, con sus ventajas e inconvenientes.

Estudia también cada uno de los servicios que pueden ofrecer las empresas de mantenimiento, analizando los aspectos que habrá  que tener en cuenta a la hora de contratarlos.

Dedica una parte muy importante de su contenido al estudio de los contratos que regulan las relaciones entre cliente y contratista, a cada una de las cláusulas contractuales y sus implicaciones para las partes. Y por último, detalla cómo debería ser una empresa de mantenimiento ideal, y cómo debe orientar su trabajo para resultar atractiva y competitiva.»

Externalización de servicios para la marca Real Coco: Estudio de viabilidad de externalización para los servicios logísticos de almacenamiento por Eae.

«El proyecto consiste en el desarrollo consultivo de tres alternativas para externalizar los servicios logísticos de almacenaje para la empresa Globia Foods, distribuidores de la línea de productos Real Coco en exclusiva para tiendas físicas en España, Andorra y Portugal.

Se prevé un aumento de las ventas mayor a 10 veces el actual durante el periodo de 2017 al 2020, lo que conlleva a que el almacén actual será insuficiente.

El objetivo principal es llevar a cabo un estudio de evaluación sobre la viabilidad de realizar cambios en los servicios logísticos del almacenamiento, analizando la recepción del producto, ubicación y almacenaje de referencias, preparación y expedición de pedidos y la disminución de los costes implicados, de manera de optimizar este eslabón de la cadena de suministros y que influya de la menor manera posible en la cuenta de resultados de la Empresa.»

Externalización Laboral en Empresas Multiservicios y Redes de Empresas de Servicios Auxiliares (Enfoque Laboral) por Editorial Tirant lo Blanch

📄 Notas: En Consultae ofrecemos la externalización de los servicios de recepción, helpdesk telefónico, conserjería, gestión de salas de reuniones, apoyo a eventos …

Nos adaptamos a las necesidades de nuestros clientes: Ofrecemos soluciones de externalización a medida de las necesidades que permitan a nuestros clientes centrarse en los procesos verdaderamente importantes para ellos y deleguen las tareas administrativas accesorias.

Ventajas de externalizar funciones de RR.HH. y SS.GG.

La función de recursos humanos o actualmente Área de gestión del Capital Humano, permite externalizar parte de sus procesos productivos. Al tratarse de un área compuesta por diversas funciones, estas pueden aislarse fácilmente y delegarse en un proveedor externo especializado.

Tal es el caso del reclutamiento y selección de personal, formación o capacitación, nómina o retribución, legal, software del área, etc.

Pasemos a evaluar algunas de las ventajas estratégicas que podemos conseguir externalizando procesos de RR.HH.

Ventajas de externalizar funciones en RR.HH. y SS.GG.

•    1. Mejor calidad de servicio a coste más bajo. Gracias a la experiencia de los outsourcers.

•    2. Reducir gastos generales, administrativos y de personal. Aflorar costes habitualmente ocultos.

•    3. Convertir costes fijos en variables. Flexibilización de la estructura de costes.

•    4. Disponibilidad de recursos financieros para áreas principales. Ya que se factura mes a mes pudiendo cesar el contrato, eso si previo aviso, en cualquier instante.

•    5. Compartir el riesgo empresarial. Entre ambas compañías.

•    6. Aportar niveles más elevados de conocimiento y personal más experto. Debido a la especialización del outsourcer.

•    7. Acceder de manera económica y rápida a la mejora de los procesos. 

•    8. Concentrarse en actividades más estratégicas. Delegar permite a la empresa que externaliza a poner un mayor foco en sus objetivos.

•    9. Flexibilidad y capacidad para escalar el negocio. Nos permite crecer como organización sin asumir costes fijos como los derivados del personal interno y estructura. Como indicamos en el punto 7, podemos disponer de conocimiento experto de manera casi inmediata y evitar adicionalmente otros factores organizativos que complican la gestión cuando nuestra plantilla no para de crecer …

•    10. Capitalizar la tecnología y experiencia que la empresa no posea. Es una gran manera de incorporar Know-how a nuestros proyectos de forma inmediata.

Con los servicios de Outsourcing ofrecemos soluciones viables a las presiones soportadas por los Departamentos de Gestión del capital Humano y Servicios Generales, para que sean más estratégicos, aumenten sus servicios y sean más rentables.

Desde Consultae ofrecemos servicios de externalización de tareas administrativas, gestión de planes de formación, recepción, helpdesk telefónico, gestión de salas de reuniones, apoyo a eventos, …

📄 Notas: Más información sobre externalización de procesos administrativos.