Hoy en día la función de recepción resulta clave para la mayoría de las empresas. De ella depende en parte la imagen que nuestra compañía proyecta a los demás.
«Administración y recepción: Una función más crítica de lo que puede parecer a priori …»
Tanto la comunicación telefónica, como la imagen personal y la atención presencial prestada son claves en el correcto desempeño de este puesto. Un cliente siempre espera una atención conforme a sus expectativas por lo cual se hace esencial no solo cumplirlas sino superarlas (excelencia).
El puesto de recepción requiere habilidades específicas que han de ser valoradas y potenciadas por el personal de recepción. Por citar algunas:
- Empatía y buena capacidad de comunicación. Saber escuchar. Manejo de varios idiomas. Expresarse y comunicarse de manera correcta (asertividad).
- Aplicar una correcta organización. Conocer dónde se ubica cada miembro del equipo. Manejar adecuadamente la centralita.
- Correcta gestión del tiempo. Puntualidad.
- Discreción y eficacia. Estar dispuesta siempre a ayudar a los demás cuando se pueda.
La eficacia de trabajo de los demás depende de nuestro desempeño en recepción. Estamos hablando del tiempo de primeros directivos y de la pérdida o ganancia de nuevos clientes que no pueden / no quieren esperar.
Inventario de funciones en el área de recepción.
Hemos recopilado algunas de las funciones habituales que se realizan en el área de recepción, administración y secretariado.
Si trabajas o conoces dicho puesto, muchas te resultarán familiares. Por otro lado, si estás estudiando para trabajar en este área esperamos que la siguiente información te sirva de orientación:
Área de recepción.
- Recepción de visitas y proveedores.
- Incluye el acompañamiento de visitas guiadas a complejos y centros de trabajo.
- Gestión de caterings y atención de eventos y reuniones.
- Control de accesos / Alarmas-Seguridad.
- Acreditaciones.
- Control de tarjetas de acceso.
- Control de consignas/taquillas.
- Control de calendarios.
- Reserva de salas para reuniones.
- Cuadrantes de turnos y vacaciones.
- Filtrado y gestión de llamadas.
- Apoyo en labores de emisión de llamadas.
- Seguimiento de clientes.
- Gestión de mensajes, avisos, citas, contactos y agendas de equipos directivos y ejecutivos.
- Atención en otros idiomas. Labores de traducción y corrección.
- Supervisión de otros servicios.
- Como el control de instalaciones.
- Otros proveedores de outsourcing.
- Atendemos posibles incidencias.
Apoyo al área de administración.
- Correspondencia y valija: Realización de pedidos para la oficina, organizar la correspondencia por los distintos departamentos, registro de correspondencia de salida en la aplicación telemática de Correos.
- Apoyo a la gestión administrativa y tareas ofimáticas (actualización de listados, elaboración de presentaciones, informes, …).
- Preparación de salas y medios técnicos.
- Reposición de catering y vending.
- Soporte a la difusión de comunicaciones internas. Boletines y circulares.
- Cumplimiento de las normas de seguridad de la información de la normativa aplicable a la protección de datos.
- Cumplimiento de la responsabilidad social corporativa RSC (compliance).
- Otras tareas de secretariado.
Apoyo al área de Recursos Humanos.
- Ayuda al control presencial y absentismo laboral.
- Comunicación con los proveedores de atención sanitaria y prevención de riesgos laborales PRL. Mutuas de accidentes laborales y Seguridad Social.
Apoyo al área comercial.
- Recuperación de clientes, labores de prospección telefónica, …
- Atención pre y post venta. Atención en puntos de información presencial y no presencial (teléfono e Internet).
Apoyo al área económico financiera.
- Gestión de cobros, elaboración de cheques y pagarés, labores específicas de facturación, informes mensuales…
- Gestión de pedidos y de compras. Optimización del trato con proveedores.
Apoyo en la logística de traslados…
- Ayuda en la gestión de viajes. Trato con gestiones internas como con la comunicación con proveedores externos, reserva de vuelos, hoteles, etc …
Puestos de trabajo relacionados:
- Administrativos.
- Auxiliares administrativos.
- Recepcionistas.
- Secretariado de dirección.
Disponemos de una bolsa con ofertas de empleo.
Grupo de Linkedin Recepción y atención al cliente. Estás invitado/a!. Publicamos ofertas de empleo, compartimos artículos de interés, formación relacionada con la función, networking con profesionales del sector, …
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Las funciones habituales que realiza nuestro equipo son:
- Apoyo a la gestión administrativa y tareas ofimáticas (actualización de listados y presentaciones).
- Recepción de visitas, reserva de salas.
- Gestiones con proveedores y avisos.
- Gestión de averías e incidencias.
- Atención en otros idiomas (inglés).
- Correspondencia y valija: Realización de pedidos para la oficina, organizar la correspondencia por los distintos departamentos, registro de correspondencia de salida en la aplicación telemática de Correos.
- Control de accesos / Alarmas-Seguridad.
- Preparación de salas y medios técnicos.
- Reposición de catering y vending.
- Gestión de comunicaciones internas. Boletines y circulares.
- Supervisión de otros servicios.
- Atención pre y post-venta.
Requisitos: Se requiere experiencia previa en el manejo de la centralita, copiadoras-fax y paquetes ofimáticos tipo Ms Office. Buena presencia. Valorable: Nivel alto de inglés.
Retribución: Según convenio. Categoría Aux. Administrativo.
Horario: Jornada completa y Media jornada.
Datos de contacto:
Colaboramos con empresas muy destacadas y estaríamos encantados de poder atenderle. Afrontemos juntos los desafíos de su negocio! Mis datos de contacto son:
 Manuel Jiménez Molina CSO & HR Outsourcing Tlfno. 91.510.23.26 email: m.jimenez@consultae.es |
