Documentación generada en cada curso:
Fundae y el SEPE siguen un estricto control de la documentación de la formación continua bonificada, que acredite y justifique la realización de cada acción formativa.
Te ayudamos a cada empresa que colabora con nosotros a organizar y documentar todo el proceso formativo según establece la normativa.
La documentación de la formación continua bonificada que justifica la realización de la formación programada por las empresas, está formada por:
- El cartel del curso. (Modalidad presencial).
- Los controles o listados de asistencia. (Modalidad presencial).
- La acreditación o justificante de entrega de material (manual, documentación del curso).
- El cuestionario de evaluación del curso (puesta a disposición a los alumnos).
- Certificados (diploma del curso ) y su correspondiente recibí.
- Tutor/formador: acreditación y currículo.
- Manuales y demás materiales de estudio.
- Registros digitales de plataformas de teleformación, con información relativa a accesos y tiempos… (este aspecto lo trataremos específicamente en otro artículo).
- Informe de la Representación Legal de los Trabajadores (recibí).
- Costes justificativos y contabilización.
- Contrato de encomienda de la organización. (Entidades Organizadoras).
📄 Recuerda:
- Es motivo de devolución de la bonificación practicada según la Ley 30/2015: “Incumplir las obligaciones relativas a la custodia y entrega de la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de las acciones formativas.”
- La documentación original se debe guardar al menos 4 años desde que finalizó el plazo para aplicar la bonificación.
Hoja de control de asistencia
Es un parte de firmas de los alumnos donde reflejan su asistencia a las diferentes secciones de las acciones formativas bonificadas en modalidad presencial o parte presencial de una acción mixta.
Existe un modelo oficial que se puede descargar de la aplicación (en la página principal en documentación).
En el control de asistencia se registra sesión por sesión, todas y cada una de las clases que se imparten, junto con todos los datos del curso.
Si hay formación por la mañana y tarde se consideran dos sesiones. Cada trabajador tiene la obligación de firmar en el listado de asistencia.
En cursos donde participan más de una empresa es obligatorio firmar un listado de asistencia por empresa.
En los grupos de empresas no es necesario puede haber uno para todos, importante que quede reflejada la empresa/CIF del alumno.
Certificados de participación y acreditación de haberlo recibido
Una vez finalizado el curso y hasta en un plazo de 2 meses desde la fecha de fin, el centro formador tienen que emitir un certificado de participación para cada alumno/a.
Este certificado lo recibirá todo alumno que sea bonificable (en formación presencial: por haber asistido al 75 % del tiempo del curso; en formación online: por haber realizado el 75% de las tareas de la plataforma y realizando un tiempo adecuado, en torno al 75 % de la duración del curso).
Las empresas tienen que guardar un documento donde quede constancia de la entrega de los certificados, es el denominado recibí de certificado.
Otra opción, es hacer una copia del certificado y que lo firme el alumno/a. Las dos opciones serían válidas.
En el caso de teleformación el recibí se puede descargar online, siempre que el alumno acceda con sus claves y quede registrada la descarga.
Recibí de certificado
Esta acreditación es tan importante como la entrega del certificado, ante una inspección si no se tiene este documento el alumno no se considerará finalizado.
Recibí de material
Todo el material repartido, debe quedar registrado en el documento recibí de material, en formación presencial.
En formación online, quedará registrado en la plataforma tanto la lectura de la documentación como la descarga de los mismos.
Cartel del curso
Se recomienda cuando se vaya a impartir una formación presencial en un aula, colocar un cartel en la puerta del aula con todos los datos del curso, así como dejar constancia que es un curso bonificado por la FTFE (actualmente Fundae) y por el FSE si procede.
Por ejemplo, en formación programada por las empresas el FSE no participa desde 2011 y 2012.
Las empresas suelen utilizar el cartel cuando tienen mucha formación o bien si se imparte en un establecimiento de terceros como pueda ser un aula alquilada o una sala en un hotel.
Control de Tutorías
Registro donde los tutores indican las tutorías realizadas a los distintos alumnos. Se pueden realizar a través de unas fichas diseñadas al efecto. Con posibilidad de digitalizar todo el proceso para evitar el uso de papel.
Cuestionario de evaluación AA.FF.
Para medir el nivel de satisfacción y eficacia del curso se debe solicitar a todos los alumnos cuya asistencia se va a bonificar que rellena el cuestionario de evaluación del curso. Aunque es de carácter voluntario para ellos.
Hay un modelo oficial en la página de Fundae. y en la propia aplicación también se puede descargar una vez que ha finalizado el curso.
Es un documento que solicita la Fundación Estatal anualmente y estadísticamente para ver la satisfacción de los participantes con la formación.
Tutor/formador: Acreditación y currículo
De cada curso que se imparta hay que guardar el curriculum y todos los documentos que acrediten que el formador está capacitado para impartir la formación que se ha bonificado.
En formación online además tiene que aparecer en el propio curso.
Manuales y demás materiales de estudio
Hay que guardar una copia de los materiales entregados en la formación presencial y online. Puede ser una copia digital, no necesariamente en papel.
Informe de la Representación Legal de los Trabajadores (recibí de la RLT)
Es necesario conservar un recibí de la entrega de la formación a bonificar a la representación sindical.
Además, si ellos emiten informe en los siguientes quince días posteriores a la entrega.
El recibí tiene que estar entregado al menos quince días hábiles anteriores al comienzo de la formación bonificada.
Costes justificativos y contabilización.
Hay que guardar todos los soportes justificativos de la formación bonificada, con los justificantes bancarios y todo correctamente contabilizado en el año de la bonificación.
Contrato de encomienda de la organización. (Entidades Organizadoras).
El contrato de encomienda es el contrato que firma la entidad organizadora con la empresa que recibe la formación.
Debe estar firmado con anterioridad y en el contrato deben reflejarse los costes de gestión y/o formación.
Marca gráfica de la Fundación Estatal (Fundae).
El logotipo actual de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo FUNDAE mantiene la parte gráfica y cambia sólo la nominativa frente al anterior modelo de la Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo. Las restricciones de la anterior marca aún siguen activas.
Para la inclusión del logotipo de FUNDAE en la web o en el material didáctico de los centros de formación y entidades organizadoras se debe solicitar previamente autorización.
En las acciones de difusión o publicitarias la Fundación Estatal advierte que el logotipo debe ser inferior en tamaño al de la entidad solicitante para evitar confusiones respecto a los promotores de la AAFF.
Por ejemplo, anteriormente se debía incluir junto al logotipo la siguiente frase aclaratoria:
“La Fundación Tripartita participa en la gestión de las ayudas para financiar las acciones de formación profesional para el empleo dirigidas a empresas y trabajadores pero, en ningún caso, las organiza ni las imparte.”
- “En cualquier caso se deberá suprimir cualquier referencia al Fondo Social Europeo, incluido su logotipo, al no participar en la financiación de las acciones de Formación Profesional para el Empleo gestionadas por la Fundae (anterior Fundación Tripartita).”
- Las versiones del logotipo autorizadas por la Fundación y las reglas de cumplimiento en su utilización están indicadas en fundae.es.
- La Fundación Tripartita “se reserva el derecho de revocar, en todo momento, esta autorización si considera que se está realizando un uso indebido de la marca.”
- Nota de prensa: “No se autoriza el uso del logotipo de la Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo en tarjetas.”
Por último, comentar que disponemos de un aplicativo que genera la documentación de los cursos de forma automática una vez incluidos los datos básicos de la AA.FF. programada.
Junto a otros módulos que automatizan el arduo trabajo de bonificar cursos, como la aplicación para realizar cargas masivas a través de ficheros .xml en la plataforma de comunicación de cursos de Fundae.
Documentación de formación bonificada
Referencia a la Documentación de la formación continua bonificada generada en las AA.FF. bonificadas en la nueva Ley 30/2015:
“Además de estas obligaciones y de las que puedan establecerse reglamentariamente, las citadas entidades deberán facilitar a las empresas para las que organicen la formación de sus trabajadores la documentación relacionada con:
- la organización,
- gestión e impartición de las acciones formativas,
- así como la información necesaria para la correcta aplicación de las bonificaciones por parte de dichas empresas.”
* En la documentación actual se ha cambiado el logotipo anterior de la Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo por nominativo que indica Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (Fundae).
Y si estás pensando en mejorar tus proceso de generación de documentación disponemos de una aplicación Softmetry que lo simplifica todo.
Software para la generación de documentación para la formación programada por las empresas:
El proceso de generación de documentación se puede digitalizar a través de una aplicación informática que la simplifique.
Curso para la gestión de la Formación Programada por las Empresas:
Quizá te interese nuestro curso online: Gestión de bonificaciones por formación continua (nivel avanzado). Pregúntanos por nuevas convocatorias.
* Llega hasta el nivel experto pero es perfectamente realizable por personas que no conozcan a fondo el sistema. Opiniones de nuestros alumnos en el portal independiente eMagister.
📄 Notas:
- Puedes encontrar más información sobre la Documentación de la formación continua bonificada en la Guía de Apoyo a Pymes de la Fundae (Fundación Tripartita).
- El nuevo Real Decreto 694/2017, de 3 de julio que se desarrolla la Ley 30/2015, no introduce cambios respecto a la documentación a conservar por parte de las empresas.
