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Registro contable de bonificaciones por formación continua

Técnicamente las bonificaciones, exenciones o reducciones no son subvenciones, pero si que debemos de seguir unos requisitos similares a la hora de justificarlas.

Fundae revisa que se contabilice conforme a la norma los costes de formación bonificada, exigiendo su devolución en caso de que no se cumplan los requisitos.

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Periodificación de costes de formación bonificada

Las empresas que contraten formación bonificada deben tener en cuenta que, si la formación se realiza en un año y se bonifica en el siguiente, deben periodificar los costes de la formación en el ejercicio económico correcto.

Para ello, la factura de la formación debe desglosar los costes por periodos anuales. El gasto debe provisionarse en la cuenta de provisión y/o en la cuenta de gastos anticipados correspondiente, identificada en epígrafe independiente.

El pago de la factura debe realizarse antes del 31 de enero del año siguiente al ejercicio en el que se realizó la formación.

Las empresas deben conservar la documentación justificativa de la formación bonificada durante un mínimo de 4 años.

Normativa aplicable a las bonificaciones de Fundae:

Para contabilizar adecuadamente las bonificaciones por formación continua, recomendamos revisar la siguiente normativa:

En la actual Ley 30/2015, que regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral sólo encontramos una referencia a la contabilización de las bonificaciones por formación continua:

“Se recuerda que la normativa de aplicación a la Formación Programada por las Empresas para sus trabajadores determina que todos los gastos de ejecución de las acciones formativas y permisos individuales de formación, así como las bonificaciones que se apliquen, deben quedar identificados en cuenta separada o epígrafe específico de la contabilidad bajo la denominación “formación profesional para el empleo”.

A partir de la publicación del Real Decreto-ley 4/2015 y la Ley 30/2015, el incumplimiento de este requisito podrá ser objeto de sanción.

En el caso de costes externos, se pueden contabilizar en cuenta separada o epígrafe específico en las cuentas del subgrupo 62 “Servicios exteriores” con la referencia “formación continua” o «formación profesional para el empleo».

En el caso de imputación de costes internos (personal, amortización, …) para justificar la actividad formativa bonificada, no será necesaria su contabilización en una cuenta contable diferente a la utilizada de forma habitual por la empresa para contabilizar los gastos de personal.

No obstante, se deberá elaborar una memoria justificativa que correlacione los costes de personal interno imputados con su contabilización.

👉 Por tanto, los costes internos deberían estar reflejados en la contabilidad de forma clara, incluyendo una descripción detallada de los mismos en la memoria explicativa.

En caso de que finalmente algunas de las acciones formativas y/o permisos individuales de formación no sean objeto de bonificación, los gastos relativos a las mismas pueden reclasificarse de la cuenta o epígrafe específico indicado a otra cuenta.” Fuente: Fundae.

Por otro lado, el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, queda modificado en los siguientes términos.

El apartado 6 del artículo 15 queda redactado como sigue:

«Incumplir, los empresarios, las entidades de formación o aquellas que asuman la organización de las acciones formativas programadas por las empresas y los beneficiarios de ayudas y subvenciones públicas, las obligaciones establecidas en la normativa específica sobre formación profesional para el empleo, salvo que haya dado lugar al disfrute indebido de bonificaciones en el pago de las cuotas sociales, mediante cualquiera de las acciones siguientes:

Entre las que se incluyen:

f) No identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas, así como las bonificaciones que se apliquen y la cofinanciación, en su caso, del Fondo Social Europeo u otras ayudas e iniciativas europeas, bajo la denominación de Formación profesional para el Empleo.»

A la espera del reglamento que desarrolle la nueva ley:

La anterior normativa queda vigente respecto a lo no regulado en la Ley 30/2015. Share on X

Para aclarar cómo contabilizar las bonificaciones por formación continua, hacemos referencia en primer lugar a el control de las Acciones Formativas Bonificadas que estaba descrito en la anterior ORDEN TAS2307/2007.

Artículo 5. Obligaciones de las empresas beneficiarias. 

Literalmente: «1. Constituyen obligaciones de las empresas beneficiarias, además de las previstas en otros artículos* de la presente orden, las siguientes:

a) Identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas y permisos individuales de formación (PIF), así como las bonificaciones que se apliquen, bajo la denominación o epígrafe de «formación profesional  para el empleo.»

b) Someterse a las actuaciones de comprobación, seguimiento y control que realicen las Administraciones públicas competentes y los demás órganos de control, según lo establecido en la normativa vigente.

c) Custodiar la documentación acreditativa de la asistencia diaria de los participantes a las acciones formativas.

A tal fin, se pondrá a disposición de las empresas un modelo de documento de control de asistencia a través del sistema telemático previsto en el artículo 9 de esta orden en el que se incluyan los datos que, al menos, deberán contener los documentos que se utilicen para acreditar dicha asistencia.

d) Garantizar la gratuidad de las iniciativas de formación a los participantes en las mismas.

e) Hallarse la empresa al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social en el momento de aplicarse las bonificaciones.

2. Durante un período mínimo de 4 años, las empresas deberán mantener a disposición de los órganos de control competentes la documentación justificativa de la formación por la que hayan disfrutado de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social.

Las empresas que, sin haber transcurrido el período establecido para mantener la documentación justificativa de las bonificaciones aplicadas, suspendan su actividad económica, deberán remitir copia de la citada documentación a la Administración pública competente, a través del órgano que determine.

Cuando la citada Administración sea la autonómica, dará traslado de dicha información al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE).

3. Cuando se produzcan transformaciones, fusiones o escisiones, las empresas resultantes de las mismas deberán comunicar tales circunstancias a través del sistema telemático previsto en el artículo 9.

4. Las empresas serán directamente responsables de los incumplimientos de las obligaciones mencionadas en los apartados anteriores, aun cuando los mismos se deban a la actuación de las entidades con las que contraten la impartición de la formación o de las entidades organizadoras de la formación en la agrupación de empresas prevista en el artículo 17 de la presente orden.»

En el documento los Expertos Responden de Fundae, se aclaran otros aspectos sobre contabilización que afectan a periodo como que: 

• «La factura deberá contabilizarse en el ejercicio económico correspondiente en el que se produce el devengo del gasto. Si la factura no está contabilizada en el ejercicio en el que se aplica la bonificación, ésta será improcedente.»

• O que en caso de no recibirse la factura a tiempo «Podría provisionarse el gasto, contabilizando la provisión en la cuenta correspondiente identificada en epígrafe independiente. Lo que debe asegurar es que el pago de la factura se materialice antes del 31 de enero …» del año siguiente.

Principales cuentas afectadas según el Plan General Contable.

• Pagos a proveedores: Para el registro contable de los cursos realizados, pagos de facturas del curso a la entidad organizadora o proveedores (cuentas 400): Se contabiliza el coste de formación en subcuentas de la cuenta 649. De esta manera se identifican en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas.

• • Cuenta 649. Otros gastos sociales. Ayuda en la justificación de las bonificaciones que los costes incurridos tanto internos como externos en la organización e impartición de los cursos aparezca también desglosados en subcuentas. Sobre todo en el caso de que determinados costes o amortizaciones se utilicen de forma compartida en otros proyectos.

•  
• Cuenta 642. Seguridad Social a Cargo de la Empresa. Saldo acreedor. Las cotizaciones de los empleados dados de alta se ingresan en la empresa como cuotas de la Seguridad Social, las cuales se reflejan contablemente a través de la cuenta 642.

• • Según el PGC: Cuotas de la empresa a favor de los organismos de la Seguridad Social por las diversas prestaciones que éstos realizan. Se cargará por las cuotas devengadas, con abono a la cuenta 476.

• Contabilizar la bonificación de la cotización a la Seguridad Social como un «menor coste» en las cuentas del subgrupo 74.

• • Cuenta 740. Subvenciones oficiales a la explotación.
    • 740.1 Se puede crear una subcuenta «Ingresos formación profesional para el empleo».

• Cuenta 471. Organismos de la Seguridad Social, Deudores.

• Cuenta 476. Organismos de la Seguridad Social, Acreedores.

• Como indicamos, en el caso de imputación de costes internos (personal, amortización,…) las cuentas contables utilizadas de forma habitual por las empresas para contabilizar los gastos de personal.

• La cuenta 4009, también puede intervenir en el proceso «Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar», ya que se utiliza para registrar las compras que la empresa ha realizado, pero de las que aún no ha recibido la factura. Por ello, todas las deudas con proveedores de las que no se disponga de factura se contabilizarán en esta cuenta.

📄 Notas:

• El IVA no es un importe justificable excepto en entidades exentas de la presentación de este impuesto.

• Todos los pagos a proveedores deberán realizarse antes del último día hábil para la presentación de los seguros sociales de diciembre. En este enlace puedes consultar las obligaciones a cumplir para poder bonificar la formación.

Recursos relacionados dónde ampliar y contrastar información:

A modo ilustrativo indicar, que el requisito de contabilización se está extendiendo a todo tipo de ayudas y subvenciones en los siguientes términos, que compartimos aquí a modo orientativo:

«El beneficiario deberá registrar en su contabilidad, en un código contable diferenciado, el detalle de todas las transacciones relacionadas con la actividad subvencionada.

Asimismo, deberá disponer de los libros contables, registros diligenciados y demás documentos en los términos exigidos por la legislación mercantil y sectorial aplicable al beneficiario en cada caso, así como conservar las facturas y demás justificantes de gasto de valor probatorio equivalente y los correspondientes justificantes de pago y de la aplicación de los fondos recibidos.

Este conjunto de documentos constituye el soporte justificativo de la ayuda concedida, garantiza su adecuado reflejo en la contabilidad de los beneficiarios y deberá conservarse durante un plazo mínimo de cuatro (4) años, a contar desde el vencimiento del plazo para justificar la ayuda. »

PDF: El experto responde Contabilización de Gastos por Fundae. Contabilización de bonificaciones y gastos asociados a la formación bonificada.

Consulta vinculante al ICAC. Dispones de la ficha de la consulta sobre bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social por la realización de cursos de formación en icac.meh.es.  Nº de BOICAC: 94/JUNIO 2013. Contenido: Bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social por la realización de cursos de formación. NRV 18ª.

Consulta: Sobre el reflejo contable de los desembolsos incurridos por cursos de formación de los trabajadores de una empresa que disfrutan de una bonificación en las cotizaciones de la seguridad social.

 

También hacemos referencia a las opiniones y ejemplos del portal supercontable.com al respecto del tratamiento contable de dichas bonificaciones por formación:

• Contabilización Curso de Formación y Bonificación de Seguros Sociales (está detallado todo el proceso junto a la valoración de diferentes puntos de vista).

• Y a los artículos sobre contabilidad de cursos bonificados por la Fundación Tripartita de ineaf.es y los ejemplos de aseduco.com.

Otras obligaciones de las empresas beneficiarias

• Con anterioridad a la ejecución de las acciones formativas: Información a la representación legal de los trabajadores.

• Todas las facturas incluidas en la bonificación tienen que estar pagadas antes de aplicar las deducciones en los Seguros Sociales de diciembre del año de la bonificación.

• Fundae celebró un encuentro online donde dar respuesta actualizada a las cuestiones relativas a la contabilización de bonificaciones por formación continua. Se puede consultar en: Contabilización de los gastos de la formación programada por las empresas.

• Noticia relacionada de la Fundación Estatal: «La contabilidad de la formación programada por las empresas bonificada a de ir en cuenta separada o epígrafe específico.

• • Tanto los gastos de ejecución de las AA.FF. y PIF, como las bonificaciones aplicadas, quedarán reflejados en una cuenta separada o epígrafe específico de la contabilidad bajo la denominación “formación profesional para el empleo”. Fuente de la noticia fundaciontripartita.org.

• Contabilización de subvenciones, donaciones y legados recibidos. NRV 18ª icac.meh.es.

• Esta información se muestra a modo informativo y está exenta de cualquier responsabilidad. Más información en Fundae (Fundación Estatal para la Formación en el Empleo).

📄 Notas: Estamos a su disposición para resolver cualquier duda sobre el servicio de consultoría de bonificaciones por formación continua.

Recordamos que compartimos información en esta web sólo con ánimo de divulgación sobre el modelo de formación continua, pero que en cualquier caso puede estar sujeta a otras interpretaciones o cambios normativos, por lo que debe tomarse como meramente informativa. Solo prestamos asesoramiento como tal a nuestro clientes.