Descripción de puestos: guías y ejemplos

Descripción de puestos de trabajo

Las descripciones de puestos en RRHH son documentos utilizados para comunicar las responsabilidades y las tareas que se espera que un empleado desempeñe en un puesto específico. Estos documentos también pueden contener información sobre el salario, el horario, los requisitos del cargo y los beneficios.

Las descripciones de puestos son una parte importante del proceso de contratación, ya que permiten a los posibles candidatos entender las expectativas asociadas con el puesto. Esto también les ayuda a determinar si cubren los requisitos necesarios para el puesto y si el puesto encaja con sus objetivos profesionales.

También son importantes para los empleadores, ya que les permiten comunicar sus expectativas y elegir candidatos que sean una buena adición a su equipo.

Junto a la definición de la estructura de una organización está la descripción o definición de cada puesto. Son únicas, pues dependen de la misión y visión de cada organización.

Por otra parte, tenemos varios modelos en función de la metodología seguida. Por ejemplo:

• El modelo clásico o funcional (por responsabilidades / adaptación persona puesto)
• El basado en las relaciones humanas
• El situacional o por contingencias
• El motivacional
• El de mejora del puesto, …

Todos ellos, complementarios y que aportan por así decirlo diferentes perspectivas de una misma realidad.

Que valoraremos más o menos en función de nuestros objetivos y de aspectos importantes como la RSC, la cultura corporativa, el clima laboral del momento, la misión y visión, etc.

Por tanto, aunque nos podemos valer de plantillas de puestos similares, siempre habrá que personalizarlas a cada caso y situación, pues una misma empresa también evoluciona para adaptarse a su entorno.

También nos ayuda a definir la formación en el puesto de trabajo (on job). esta puede ser impartida por personal interno o a través de proveedores externos especializados. Y por supuesto, sirve al colaborador (empleado) a saber que se espera en su desempeño.

No solo la impartición de cursos resulta relevante para la capacitación del puesto, también la certificaciones necesarias, la asistencia a eventos, seminarios y charlas, incluso la realización de planes de estudios oficiales, maestrías, postgrados y doctorados … (ver Planes PIF).

Datos típicos de las plantillas de descripción de puestos

A modo de guía o de ejemplo pasemos a revisar los apartamos habituales que encontrados en las fichas de descripción de puestos en las organizaciones:

• Datos básicos del puesto; nombre del puesto, horarios, productos o servicios a producir, nº de puestos similares, su ubicación, funciones del cargo y su posición en el organigrama (quienes son sus superiores y sus subordinados).

• Misión del puesto; tareas del puesto, descripción de las acciones a desempeñar, los medios o herramientas utilizadas, su duración y con qué frecuencia se han de realizar.

• Capacitación y experiencia requerida. Habilidades y competencias laborales:

• • Hard Skills tales como el dominio de idiomas, saber programar, los conocimientos profesionales, ….
• • o como Soft Skills como por ejemplo, la ética o valores morales, la capacidad de trabajo en equipo, el liderazgo, el autocontrol, o la toma de decisiones, …. por citar algunos ejemplos. En este enlace puedes ampliar esta información sobre habilidades blandas.

• Relación con otras áreas o departamentos. Finalidad. Necesidad de comunicación y reporte. Tanto si es con personal interno como con clientes o proveedores externos. Necesidad de viajar.

• Prevención de riesgos laborales del puesto. Condiciones de trabajo saludables y de respecto con el medio ambiente. Otros aspectos del bienestar laboral.

• Desempeño. Resultados esperados. Retribución. Costes laborales. Ventas / beneficios producidos. Puntos críticos a controlar del puesto. Consecuencias si se comenten fallos o no conformidades. Ratios de productividad (OKR / KPI).

Finalmente las fichas como las que podemos a continuación a modo de ejemplo, se suele indicar el nº de versión del documento, y la fecha de aprobación por un responsable. Es habitual, en fábrica, encontrar estas dichas impresas y disponible en el propio puesto de trabajo.

Descargas de plantillas:

Junto con la información anterior y esta plantilla que puedes tomar de ejemplo, puedes elaborar una plantilla básica para realizar la descripción inicial de puestos de tu compañía.

PDF: Plantilla descripción de puestos básica.

Indicar que la mayoría del software ERP para la gestión de recursos humanos suele incluir este módulo digitalizado.

De esta forma es muy práctico de mantener actualizado y disponible para otras funciones como el departamento de formación o el de selección a la hora de implementar sus acciones.

Guías gratuitas en Internet: descripción de puestos de trabajo

A continuación, compartiremos documentos libres disponibles internet sobre análisis y descripción de puestos …

PDF: Análisis y descripción de puestos de trabajo en la administración local por José Carrasco en revista.cemci.org

• Métodos de análisis y descripción de puestos de trabajo.
• Cuestionarios y observación directa.
• Entrevistas. Actualización de las funciones.
• El catálogo de puestos.

La capacitación y el re/upskilling de los empleados

Es una de las principales estrategias para mantenerse competitivo en un mundo cambiante. Las organizaciones que adopten un enfoque proactivo para desarrollar el talento de sus empleados verán los beneficios en el largo plazo, desde una mejor productividad, hasta una mayor satisfacción laboral.

La transformación digital es uno de los principales motores de cambio que impulsan la economía en los últimos años, generando una profunda remodelación de la oferta y demanda laboral en muchos sectores y áreas profesionales.

La velocidad a la que la tecnología se está desarrollando ha provocado la necesidad de que las organizaciones se adapten para seguir siendo competitivas. O lo que es lo mismo una mayor presión para rediseñar los puestos de trabajo y re/upskilling a los empleados en base a sus habilidades y competencias.

El re/upskilling o actualización de habilidades es un proceso de aprendizaje permanente que no sólo contribuye a mejorar la productividad de la empresa, sino también a generar una cultura de innovación y desarrollo profesional entre los empleados.

Esto se ha convertido en una herramienta clave para las organizaciones modernas que buscan ser más competitivas, al tiempo que les permite trabajar con un equipo altamente calificado y capaz de lidiar con los cambios tecnológicos y los desafíos del mercado.

Por supuesto, esto supone para las empresas un desafío importante a la hora de abordar la formación y el aprendizaje de sus empleados. La clave para el éxito está en diseñar un programa de actualización de habilidades eficaz que se ajuste a los objetivos de negocio de la empresa y a los intereses profesionales de los empleados.

Una forma de hacerlo es ofrecer una variedad de oportunidades de aprendizaje, como cursos presenciales, programas de capacitación en línea, seminarios y talleres. Estas opciones permiten a los empleados adquirir nuevas habilidades al mismo tiempo que se mantienen motivados y comprometidos con el desarrollo de sus carreras.

Además, para maximizar el impacto de la formación, las empresas deben asegurarse de que los empleados tengan acceso a la información y al apoyo necesarios para desarrollar sus habilidades. Esto significa ofrecer una adecuada remuneración, así como formar un equipo de líderes comprometidos con el desarrollo profesional de los empleados.

Libros sobre descripciones de puestos:

Estos algunos de los libros que utilizamos como referencia en nuestros trabajos de consultoría de formación. Y al fin y al cabo pensamos que  «los buenos libros nos permiten ser guiados por los mejores expertos en cada campo …»

Análisis y descripción de puestos de trabajo (Este capítulo pertenece al libro Manual de instrumentos de gestión y desarrollo de las personas en las organizaciones) de Fedérico Gan Busto y Jaume Triginé I Prats.

Incluye: Guía para la observación de los puestos de trabajo. Cuestionario de análisis de los puestos de trabajo. Guía para la entrevista de análisis de los puestos de trabajo. Protocolo para la redacción de la descripción de puestos. Descripción de los puestos de trabajo.

120 descripciones de puestos: Materiales de alta calidad en recursos humanos de Johnny Tarcica y Max Gonzalez.

«Cada empresa define sus puestos y sus competencias relacionadas, con base en diversos factores, como pueden ser la misión, visión y políticas de la empresa. Esto significa que las descripciones de puestos y sus competencias asociadas, normalmente son únicas para cada empresa.

Crear un Manual de Puestos es una tarea necesaria pero bastante tediosa por la gran inversión de tiempo y esfuerzo que requiere. Muchas empresas contratan consultores especializados para esta tarea.
El objetivo de esta colección es el de brindarle una ayuda para que no tenga que comenzar de cero.»

Cómo desarrollar perfiles y descripciones de puestos de Jose Filiberto Hernandez Acosta.

«Dentro de las principales características del desarrollo del perfil y descripción del puesto debemos tener muy en cuenta los Planes de Vida y Carrera y los Planes de Capacitación que deberá cubrir el capital humano.»

Estrella Herranz: «En Consultae podemos ayudarte, desde nuestra dilatada experiencia en la realización de descripciones de puestos de tu organización. Incluso podemos, extenderla a otras áreas  relacionadas como la evaluación de desempeño y su relación la política retributiva (compensación).»