Descripción de puestos de trabajo
Junto a la definición de la estructura de una organización está la descripción o definición de cada puesto. Son únicas, pues dependen de la misión y visión de cada organización.
Por otra parte, tenemos varios modelos en función de la metodología seguida. Por ejemplo:
- El modelo clásico o funcional (por responsabilidades / adaptación persona puesto)
- El basado en las relaciones humanas
- El situacional o por contingencias
- El motivacional
- El de mejora del puesto, …
Todos ellos, complementarios y que aportan por así decirlo diferentes perspectivas de una misma realidad.
Que valoraremos más o menos en función de nuestros objetivos y de aspectos importantes como la RSC, la cultura corporativa, el clima laboral del momento, la misión y visión, etc.
Por tanto, aunque nos podemos valer de plantillas de puestos similares, siempre habrá que personalizarlas a cada caso y situación, pues una misma empresa también evoluciona para adaptarse a su entorno.
También nos ayuda a definir la formación en el puesto de trabajo (on job). esta puede ser impartida por personal interno o a través de proveedores externos especializados. Y por supuesto, sirve al colaborador (empleado) a saber que se espera en su desempeño.
No solo la impartición de cursos resulta relevante para la capacitación del puesto, también la certificaciones necesarias, la asistencia a eventos, seminarios y charlas, incluso la realización de planes de estudios oficiales, maestrías, postgrados y doctorados … (ver Planes PIF).
Datos típicos de las plantillas de descripción de puestos
A modo de guía o de ejemplo pasemos a revisar los apartamos habituales que encontrados en las fichas de descripción de puestos en las organizaciones:
- Datos básicos del puesto; nombre del puesto, horarios, productos o servicios a producir, nº de puestos similares, su ubicación, funciones del cargo y su posición en el organigrama (quienes son sus superiores y sus subordinados).
- Misión del puesto; tareas del puesto, descripción de las acciones a desempeñar, los medios o herramientas utilizadas, su duración y con qué frecuencia se han de realizar.
- Capacitación y experiencia requerida. Habilidades y competencias laborales. Hard Skills tales idiomas, programación, conocimientos profesionales, como Soft Skills como por ejemplo, la ética o valores morales, la capacidad de trabajo en equipo, el liderazgo, el autocontrol, o la toma de decisiones, …. por citar algunos ejemplos.
- Relación con otras áreas o departamentos. Finalidad. Necesidad de comunicación y reporte. Tanto si es con personal interno como con clientes o proveedores externos. Necesidad de viajar.
- Prevención de riesgos laborales del puesto. Condiciones de trabajo saludables y de respecto con el medio ambiente. Otros aspectos del bienestar laboral.
- Desempeño. Resultados esperados. Retribución. Costes laborales. Ventas / beneficios producidos. Puntos críticos a controlar del puesto. Consecuencias si se comenten fallos o no conformidades. Ratios de productividad (OKR / KPI).
Finalmente las fichas como las que podemos a continuación a modo de ejemplo, se suele indicar el nº de versión del documento, y la fecha de aprobación por un responsable. Es habitual, en fábrica, encontrar estas dichas impresas y disponible en el propio puesto de trabajo.
Descargas de plantillas:
Junto con la información anterior y esta plantilla que puedes tomar de ejemplo, puedes elaborar una plantilla básica para realizar la descripción inicial de puestos de tu compañía.
Indicar que la mayoría del software ERP para la gestión de recursos humanos suele incluir este módulo digitalizado.
De esta forma es muy práctico de mantener actualizado y disponible para otras funciones como el departamento de formación o el de selección a la hora de implementar sus acciones.
Guías gratuitas en Internet: descripción de puestos de trabajo
A continuación, compartiremos documentos libres disponibles internet sobre análisis y descripción de puestos …
PDF: Análisis y descripción de puestos de trabajo en la administración local por José Carrasco en revista.cemci.org
- Métodos de análisis y descripción de puestos de trabajo.
- Cuestionarios y observación directa.
- Entrevistas. Actualización de las funciones.
- El catálogo de puestos.
Descripción de puestos: descarga de guías y ejemplos Clic para tuitear
Libros sobre descripciones de puestos:
Estos algunos de los libros que utilizamos como referencia en nuestros trabajos de consultoría de formación …
Análisis y descripción de puestos de trabajo (Este capítulo pertenece al libro Manual de instrumentos de gestión y desarrollo de las personas en las organizaciones) de Fedérico Gan Busto y Jaume Triginé I Prats.
Incluye: Guía para la observación de los puestos de trabajo. Cuestionario de análisis de los puestos de trabajo. Guía para la entrevista de análisis de los puestos de trabajo. Protocolo para la redacción de la descripción de puestos. Descripción de los puestos de trabajo.
120 descripciones de puestos: Materiales de alta calidad en recursos humanos de Johnny Tarcica y Max Gonzalez.
«Cada empresa define sus puestos y sus competencias relacionadas, con base en diversos factores, como pueden ser la misión, visión y políticas de la empresa. Esto significa que las descripciones de puestos y sus competencias asociadas, normalmente son únicas para cada empresa.
Crear un Manual de Puestos es una tarea necesaria pero bastante tediosa por la gran inversión de tiempo y esfuerzo que requiere. Muchas empresas contratan consultores especializados para esta tarea.
El objetivo de esta colección es el de brindarle una ayuda para que no tenga que comenzar de cero.»
Cómo desarrollar perfiles y descripciones de puestos de Jose Filiberto Hernandez Acosta.
«Dentro de las principales características del desarrollo del perfil y descripción del puesto debemos tener muy en cuenta los Planes de Vida y Carrera y los Planes de Capacitación que deberá cubrir el capital humano.»
Estrella Herranz: «En Consultae podemos ayudarte, desde nuestra dilatada experiencia en la realización de descripciones de puestos de tu organización. Incluso podemos, extenderla a otras áreas relacionadas como la evaluación de desempeño y su relación la política retributiva (compensación).»
