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El plan de formación de empresa

En esta entrada vamos a compartir algunos recursos de ayuda para la elaboración de planes de formación para empresas, de manera que podamos diseñarlos paso a paso.

Son muchas las compañías de clase mundial que basan su competividad en la capacitación y cualificación de su personal interno. Un claro ejemplo de ello, es el desarrollo de universidades corporativas, donde el proceso de aprendizaje genera profesionales con una fuerte cultura corporativa «marca de la casa«.

Haciendo un símil futbolístico, además de fichajes estrella, se fichan diamantes en bruto (mucho más económico y fiel) y se desarrolla el potencial interno (cantera).

Pasemos a estudiar los pasos habituales en el desarrollo de un plan de formación interno …

Pasos para diseñar un plan de formación eficiente !

1. ¿Qué aporta un Plan de formación en la empresa? ¿Porqué es tan importante?

2. Estructura del plan de formación.

3. Evaluación, seguimiento y mejora continua.

4. Resúmenes y esquemas del proceso.

5. Distintas metodologías.

6. Ejemplos y plantilla de planes de formación.

7. Libros relacionados.

8. Software específico gestión de la formación.

1. La necesidad del plan de formación ¿Por qué es tan importante?

Próximos al último trimestre del año, muchos departamentos de recursos humanos y formación comenzarán a elaborar su Plan Anual de Formación.

No exento de dificultades, capacitar a la plantilla para mantenerla productiva y motivada es una tarea que no todas las empresas logran debido a las barreras que encuentran para ello, tiempo, presiones, intereses, dinero, …

Por lo cual, la capacitación es el medio para lograr los objetivos empresariales y estos pueden ser varios. No solo a nivel de productividad, sino también de seguridad, marketing interno, innovación y desarrollo, mejora del clima laboral o de la atención al cliente, por citar algunos ejemplos …

El plan anual de formación (PAF) es un archivo recoge las propuestas del departamento de RR.HH. para dar respuesta a las necesidades formativas de los miembros de una organización.

2. Aspectos que ha de recoger el plan de formación

El plan de formación debe responder a las siguientes cuestiones:

• Análisis de la situación actual ¿En que materias necesitan los trabajadores formarse para conseguir los objetivos empresariales?

• • Evaluación del desempeño y competencias necesarias ( KPL ).

• Desarrollo del plan de formación. Objetivos y contenidos. ¿Cómo vamos a llevar a cabo las acciones formativas?

• Metodología. Modelos y sistemas. ¿Cuáles van a ser los asistentes a la formación? y ¿Quién va impartir la misma?

• ¿Cómo vamos a financiar los diversos costes en los que incurriremos con la capacitación?

Respecto al cómo, ha quedado constatado en diversos estudios que el ser humano aprende más cuando lleva a la práctica inmediatamente lo estudiado. De alguna manera, genera una simulación.

Y por otro lado, solemos fijar mejor aquello que emocionalmente nos causa impacto o consideramos «importante» para prosperar.

3. Finalmente, evaluación, seguimiento y mejora continua.

Medir los resultados del aprendizaje, su impacto en la cuenta de resultados de la empresa u objetivos cumplidos en la organización. Así como perfeccionar la falta de rendimiento de la acciones formativas.

4. Resúmenes y esquemas del proceso.

Se puede realizar esquemas o flujogramas que resuman todo el proceso y/o elaborar fichas con cuestionarios de evaluación.

En este punto, es donde podemos plantearnos la conveniencia de disponer de las herramientas informáticas de las que nos vamos a valer para controlar todo el proceso.

5. Evaluación de distintas metodologías.

Hay quién le gusta desarrollar su plan de formación basado en competencias, es un punto de vista que puede adaptarse muy bien dependiendo el tipo de organizaciones y sus asignaciones persona/puesto.

Existen aplicativos para gestionar planes de formación. Pero si nuestra organización no es muy compleja, podemos recoger y desarrollar estas cuestiones en un plan de formación en Word o Excel, que podamos revisar cada año.

6. Ejemplo de composición de un plan básico de formación:

 

• Introducción y objetivos. Para alinear el capital humano con las necesidades de la empresa. Detectar carencias e implementar capacitaciones que las resuelvan. Como objetivos adicionales mejoraremos el bienestar de los miembros del equipo, su implicación, y los resultados obtenidos tanto para la empresa (ROI) como a nivel personal (motivación y desarrollo de carrera).

• Funciones a desarrollar por el área de formación:

• • Detección de Necesidades Formativas.
  • Diseño, desarrollo y seguimiento de las AA.FF.
  • Planes de Formación: Adaptación de Acciones Formativas a los objetivos de la compañía.
  • Elaboración de Materiales formativos. Documentación formación continua.
  • Adaptación y soporte para la formación online (elearning).
  • Gestionar los planes de carrera.
  • Desarrollar el plan de acogida del nuevo personal (Onboarding).
  • Implantación del sistema de gestión por competencias en colaboración con el área de dirección y selección.
  • …

• Gestión del presupuesto.

• Evaluación y Certificación.

7. Libros sobre planes de formación:

Compartimos una recopilación de guías y libros donde ampliar conocimientos sobre la elaboración de planes de formación para la empresa, estos son algunos de los textos en los que basamos nuestros estudios.

No hay demasiados libros específicos, pero los indicados incluyen tanto la teoría como ejemplos prácticos de planes de formación que podremos readaptar a nuestros desarrollos de modo que nos sirvan de inspiración. Pasamos a enumerarlos …

El plan de formación en la empresa (Cuadernos de documentación) por ESIC Editorial.

Resumen del índice de contenidos:

• Introducción a la política de formación.

• Esquema general del Plan de formación.

• Primera parte: Plan estratégico de formación.

• Segunda parte: Plan anual de formación.

• Tercera parte: Auditoría de formación.

• Ejercicios y bibliografía relacionada.

El Plan de Formación de la Empresa (3ª Edición Revisada y actualizada 2019) por Confemetal.

Un manual práctico: «La constante demanda por parte de las empresas de disponer de los medios necesarios para llevar a cabo el plan de formación continuo de sus trabajadores, ha sido el motivo que ha impulsado a los autores de este libro a diseñar y desarrollar un proceso estructura do y consecuencias que permita su aplicación en el heterogéneo mundo empresarial.

Está especialmente dirigido a aquellas personas que tienen entre sus funciones la de realizar el plan de formación de la empresa.

Este libro, diseñado en forma de guía práctica, permite:

– El seguimiento, paso a paso, de todas las fases que desde su inicio se han de tener en cuenta a la hora de elaborar un plan de formación.

– El desarrollo de un proceso secuenciado, facilitando así la visión global del plan de formación.

– La aplicación de un conjunto de herramientas que sirven de base para la ejecución de cada una de las fases que conforman el proceso de elaboración del plan de formación.

– Una mejor comprensión de su aplicación mediante el desarrollo de un caso práctico que, a modo de ejemplo, va explicando el proceso desde la detective de necesidades Formativas hasta la evaluación y auditoría del plan.»

Evaluating Training Programs: The Four Levels por McGraw-Hill Education / Europe, Middle East & Africa. De los pioneros Donald Kirkpatrick & James Kirkpatrick.

Un gran libro, pero es difícil de conseguir porque no se han sacado nuevas ediciones en español. «El modelo de cuatro niveles para evaluar los programas de capacitación se ha convertido en el enfoque más utilizado para la evaluación de la capacitación en el mundo corporativo, gubernamental y académico.

En la tercera edición de este éxito de ventas clásico, Kirkpatrick ofrece nuevas ideas y procedimientos para la evaluación continua de la calidad de los cuatro niveles en el lugar de trabajo moderno de hoy.»

«… con casos detallados de empresas que han evaluado sus acciones formativas utilizando uno o más de los cuatro niveles:

Querer cambiar. Mide como reaccionan los participantes a la AA.FF. (su evaluación a través de encuestas).

Saber que hacer. Aprendizaje (cambio de actitud / se mide pruebas de control).

Se ha de observar un cambio en la conducta, alineada con los objetivos empresariales.

Contraste de resultados respecto al personal no formado.

Se incluyen estudios de casos de: Grupo Iberdrola, First Union National Bank, Kemper National Insurance Companies, Arthur Andersen & Company, Motorola, el Instituto de Administración de la Universidad de Wisconsin, GAP Inc, Midwest Electric, Inc., Duke Energy Corporation y Cisco Systems, Inc.»

📄 Notas:

• Por cierto, Kirkpatrick publicó un segundo título basado en su modelo de los 4 niveles «Cómo transferir el aprendizaje a la conducta».

• En esta entrada te hablamos sobre este popular modelo de desarrollo de planes de capacitación según Kirkpatrick.

Pazmay Ramos, S: Plan de formación por competencias para sucesión en puestos clave por EAE.

«El objetivo de este estudio es diseñar planes de formación por competencias para sucesión en puestos clave en empresas de producción.

El crecimiento y desarrollo de las empresas ecuatorianas depende en gran medida de la toma oportuna de decisiones.

Por tal motivo, las organizaciones están obligadas a mantener la estabilidad y a enfrentar situaciones que anticipen el crecimiento y buen rumbo de las mismas en el futuro.

La planeación es quizás el factor más relevante para prever situaciones que puedan afectar, sobre todo, la toma de decisiones dentro de la empresa, así como la dirección de la misma.

El plantear un proceso estructurado que defina el camino a seguir, garantiza en gran medida el cumplimiento de los objetivos de cualquier organización.

La falta de una sucesión adecuada y oportuna puede generar conflictos, y generar incertidumbre entre los empleados, proveedores, clientes y todos aquellos terceros interesados, dando como resultado la discontinuidad de la empresa.

Es por eso, que la sucesión debe ser un proceso reflexionado, planeado y administrado con oportunidad.»

Plan de formación en la empresa por Editorial Index. Es un libro de hace unos años, pero que guarda la esencia de lo que supone elaborar un buen plan de formación permanente.

8. Software específico para la gestión de la formación

Afortunadamente, la digitalización de los procesos empresariales ha llegado al área de formación y existen en el mercado numerosas soluciones que automatizan y resuelven de manera eficiente la gestión del plan de formación de las organizaciones.

Las ventajas de estas aplicaciones son evidentes, pues nos aportan un marco de trabajo preestablecido, en el cual es más fácil trabajar, con menor esfuerzo y de manera más efectiva.

Una vez el software está personalizado conforme a nuestro tipo de empresa, resta incluir los datos básicos de la plantilla y de las acciones formativas.

Esta manera es fácil administrar AA.FF. especificando grupos, cursos, calendario, localización, formadores y participantes así como la expedición de certificados. Está adaptada y actualizada al procedimiento exigido por la Fundae para las bonificaciones de cursos.

Y de esta forma obtendremos una visión general de la situación de nuestros empleados respecto a su capacitación y nos ayudará a implementar estrategias que permitan lograr nuestros objetivos de empresa.

Autora:

«Quedo a vuestra disposición, para ayudar en cualquier cuestión que surja sobre cuestiones de bonificaciones por formación continua. Este es mi email e.herranz@consultae.es y tfno. 91.510.23.26.»

Contacta con nosotros ! 

📄 Notas: En Internet puedes encontrar algunas plantillas de planes de formación en Word, incluso revisar algunos ejemplo de grandes empresas como el plan de formación de Mercadona, de grandes bancos como el BBVA o el Santander, de organizaciones sin ánimo de lucro como Cruz Roja o el de alguna administración pública en PDF.