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El rol del Gestor Administrativo Externo en Formación Bonificada

Un gestor externo de Fundae es un profesional o empresa especializada en la gestión de la formación bonificada a través de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (Fundae).

Su objetivo principal es ayudar a las empresas a aprovechar al máximo las bonificaciones disponibles para la formación de sus trabajadores, simplificando los trámites administrativos y garantizando el cumplimiento de la normativa.

El papel del Gestor Administrativo Externo en el contexto de la Formación Bonificada difiere del rol de Entidad Organizadora. En cuanto a Gestión de la Formación y en responsabilidad ante Fundae / SEPE.

En lugar de gestionar directamente la organización de la formación bonificada, el Gestor Externo despliega su función principal en la ejecución de tareas fundamentales: se enfoca en la gestión administrativa y en la comunicación eficiente de datos ante FUNDAE.

Esto significa que la empresa que busca beneficiarse de la formación bonificada accede a la plataforma de FUNDAE como «Bonificada» y, a través de esta, autoriza a un usuario externo, como Gestor Administrativo Externo (Mecanizador de Datos).

Sin embargo, es importante reiterar que este acceso no implica que el usuario externo tenga el rol de «Organizador» de la formación bonificada.

Ya que, su labor se centra únicamente en aspectos administrativos, más que en la planificación y coordinación de la formación en sí misma.

En la práctica, esto implica que un Gestor Externo no asume la responsabilidad de la logística de la formación.

Esto significa, por ejemplo, que no se ocupa de tareas tales como la búsqueda de aulas y profesores, la detección de necesidades formativas, la creación de temarios y planes de formación, ni la gestión de requerimientos y auditorías.

Se centra en comunicar los datos de las acciones formativas y cursos en la plataforma de Fundae y generar la documentación necesaria.

En caso de requerimientos o inspección lógicamente ayudará a su cliente a justificar la información solicitada.

Pero es importante aclarar al respecto, que una Gestor Externo no tendrá responsabilidad ante algún posible incumplimiento y posterior resolución, más allá de sus obligaciones contractuales con su cliente (en este caso la empresa o grupo que se bonifica).

Se trata por tanto, de una externalización de labores administrativas ante Fundae y como tal, la relación entre las partes debería estar recogida en un contrato mercantil que estipule la relación comercial y prestación de servicios.

El gestor administrativo externo puede ser desde un autónomo hasta una empresa, habitualmente consultora de formación.

A este respecto, tanto la externalización con una empresa como la subcontratación con un autónomo tienen sus propias consideraciones.

Ventajas de externalizar con una Consultora vs Autónomo:

1. Las consultoras de formación suelen contar con equipos especializados en diversas áreas, lo que puede proporcionar un mayor nivel de experiencia y conocimientos en comparación con un solo autónomo.

2. Mayor escalabilidad: las consultoras suelen tener la capacidad de ajustar rápidamente el tamaño del equipo según las necesidades cambiantes de tu proyecto o negocio.

3. Gestión simplificada: trabajar con una sola empresa puede simplificar la gestión de proveedores, ya que solo necesitas interactuar con una entidad en lugar de varios autónomos.

4. Responsabilidad compartida: la empresa de externalización asume su grado de responsabilidad en términos de calidad y entrega del trabajo, lo que puede ofrecer cierta tranquilidad.

5. Flexibilidad en los servicios: las consultoras de formación suelen ofrecer una variedad de servicios relacionados, lo que te permite abordar múltiples aspectos de tu proyecto o negocio bajo un mismo techo.

Los costes son similares, independiente de que se contrate con una empresa consultora o un autónomo.

Así como la cercanía y el trato personalizado, que realmente depende de los profesionales asignados y cultura de la empresa.

Y es que las consultoras de formación, no suelen ser grandes empresas, su perfil es de PYMEs donde existe una gran capacidad de flexibilidad y agilidad.

También de rapidez de comunicación y de respuesta. Este punto es muy importante para empresas con necesidades de flexibilidad en los horarios y ajustes constantes en sus comunicaciones.

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¿Cómo bonificar la formación de tu empresa de forma segura?

Seguramente conozcas que las bonificaciones gestionadas a través de Fundae suponen una gran ayuda a la financiación de la formación de los trabajadores y a la mejora de la competitividad de la empresa.

La gestión de Fundae en las empresas es un proceso que se puede realizar tanto interna como externamente.

En este sentido pueden bonificar las AA.FF. que realices en tu empresa tanto los centros de formación de forma individualizada o agrupar toda tu gestión con un único agente, lo que conlleva sin duda grandes ventajas.

Desde Consultae te ofrece un servicio de asesoramiento integral 360º sobre la gestión segura de Fundae. Dispondrás del soporte de un equipo con más de 25 años de experiencia en la gestión de planes de formación bonificados.

Podemos actuar tanto como Gestor Externo como Entidad Organizadora. Y además disponemos de capacitaciones a medida para que delegues con control y sepas en todo momento qué se está haciendo.

Considera que es importante que la empresa en la que confíes la gestión del crédito de formación de tu empresa te asegure su correcta aplicación y que en caso de devolución si es debido a un error de la misma se ocupe con una amplia cobertura de seguro.

También es importante que te asignen un equipo estructurado al cargo de tus gestiones, pues si externalizas con una única persona (autónomo o freelance) simplemente no podrá a atender a las numerosas y habituales peticiones que surgen día a día en este tipo de actividad.

Valora también el expertise con la gestión de formación bonificada. Evidentemente no es lo mismo contar con consultores experimentados en mil batallas que con un centro recién acreditado o que acaba de realizar un curso sobre gestión del crédito de formación.

También hay grandes empresas que ofrecen este servicio, pero que para ellos no forma parte de su core y lo ofrecen como un añadido, pero en realidad no son grandes expertos en su gestión. Lo consideran un mero trámite administrativo por lo que asignan personal sin demasiada experiencia o con un alto índice de rotación. Ojo con esto!

No existe una barrera de acceso a las figuras de Gestor Externo o Entidad Organizadora por parte de la Fundación Estatal para el Empleo.

Así que durante tu proceso de elección, pide referencias y garantías tal y como indicamos anteriormente. Asegura que tu crédito estará aplicado correctamente al 100% y evita sorpresas a través de devoluciones por no conformidades.

En este enlace tienes a modo de ejemplo diversos puntos críticos en la gestión del crédito de formación en las empresas, que puede llegar a complicarse en multitud de casos.

A continuación, te mostramos paso a paso, los principales puntos a tener en cuenta en la realización de este trámite administrativo:

Puntos básicos en la Gestión del crédito FUNDAE 📖

1. ¿Qué es el Crédito de Formación de FUNDAE?

• • Requisitos para que la formación cumpla los requisitos para ser bonificable.
• • Condiciones para una adecuada contratación de la formación.

2. Requisitos de Comunicación: Carga de Datos en Fundae.

• • Asegurar el cumplimiento de los plazos de realización de la formación bonificada.

3. Finalización y Cierre del Proceso:

• • Facturación y control de costes.
• • Evaluación de la calidad de la formación y resultados obtenidos (ROI).

4. Externalizar la Gestión de las Bonificaciones:

• • Atención al cliente: Contrata tu Servicio de Asesoramiento en Formación Bonificada !

1. ¿Qué es el Crédito de Formación de FUNDAE?

Cada año las empresas que cotizan por formación profesional continua, cargan su bolsa de crédito. Este crédito en base a las cotizaciones del año anterior, el caso es que se pierde si no se dispone.

Es una manera de financiar la formación en las empresas consolidadas, que aunque no llega a la totalidad de las empresas de España, lo hace casi al 100& de la Mediana y Gran empresa, quedando fuera y sin utilizarlo las micropymes mayoritariamente.

Recuerda que las empresas de menos de 50 trabajadores pueden reservar su crédito si no lo utilizan. Pero solo con determinadas condiciones que te explicamos en este artículo. ¿Cómo reservar el crédito de formación bonificada?

Solo las empresas con menos de 50 trabajadores pueden reservar este crédito para el año siguiente, si comunican tal decisión.

Es importante conocer al respecto, que todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena cotizan por la contingencia de la formación, un 0,7% sobre las bases de cotización.

Es un sistema de probado éxito que utilizan gran parte de las empresas en España, aunque aún puede seguir creciendo.

Y es que desafortunadamente, por diversos motivos, no todas las empresas que imparten formación a sus trabajadores acceden a este sistema de descuentos en los seguros sociales. tanto millares de Pymes con escasos recursos y gran desinformación o empresas más grandes con formaciones que no se ajustan en forma a los requisitos de Fundae no aprovechan estos incentivos (crédito de formación no dispuesto).

Se pueden bonificar tanto formación anuales como las transversales de idiomas (inglés para la empresa) como acciones puntuales más concretas, tales como formaciones técnicas a medida.

También para mejorar las competencias de nuestra plantilla como los cursos de desarrollo de habilidades (soft y hardskills). Lo importante es que estas acciones formativas tengan relación con la actividad de la empresa, no valen cursos de interés particular que se salgan de este marco.

En el siguiente enlace FUNDAE ofrece un simulador de crédito

• En el enlace puedes realizar una primera aproximación y calcular el crédito de formación disponible para tu empresa.

¿Cómo funciona la formación bonificada?

En este blog tienes, repartido en diferentes entradas, todo un completo tutorial sobre la Gestión de los créditos FUNDAE. Compartimos algunas, con aspectos básicos que te servirán de ayuda para dominar los conceptos básicos de la bonificación por formación:

• Puedes ampliar esta información en la siguiente entrada: ¿Qué es la Formación bonificada y cuáles son sus ventajas?

• En este artículo recogemos y comentamos toda la normativa aplicable a la formación programada por las empresas.

2. La plataforma de comunicación de datos:

• La web de Fundae: Lazadadera. Comunicación telemática de AA.FF.

• Resumen: Aplicación de Formación Programada por las Empresas.

• Proceso Alta de Empresas en Formación Bonificada.

2.1 Requisitos para que la Formación sea Bonificable:

Si el curso es inspeccionado se requerirá que se justifique su correcta realización. En principio, si no se cumplen con determinados requisitos, como la comunicación en tiempo y forma, el contenido o su desarrollo se solicitará la devolución de los importes bonificados.

• 7 motivos por los que las empresas desaprovechan su crédito de formación. No todas las empresas utilizan el 100% de su crédito, en esta entrada analizamos las principales causas.

• Requisitos para que la formación online sea bonificable. RLT, plazos de comunicación, contenidos, asistentes, cierres de costes, aplicación del descuento en los seguros sociales y su contabilización, encuestas y respuestas a posibles requerimientos, …

3. Finalización y Cierre del Proceso:

• Cierre bonificaciones por formación profesional.

• Comunicación en el BOE de las diferencias detectadas en bonificaciones.

• • 2ª Conciliación No Conforme.

4. Externalizar la gestión de las bonificaciones.

• Delegar las bonificaciones en un tercero:

• • Las ventajas de contar con el apoyo de una empresa especializada.

• Automatización. Fundae dispone de un procedimiento para cargar de forma masiva la información requerida, las cargas en formato XML para formación bonificada. Gracias al cual se ahorra mucho tiempo y se evitan errores.

Si necesita más información sobre como externalizar la gestión de bonificaciones por formación continua, estamos a su disposición.

En este blog encontrarás una completa guía sobre las bonificaciones por formación de demanda y Planes de formación PIF, así como resolución de dudas y casos prácticos.

4.1 Contacto servicio formación bonificada:

En Consultae le ayudamos a gestionar los cursos bonificados a través de FUNDAE. Nos encargamos de realizar todos los trámites necesarios, minimizando las tareas administrativas !

Hemos automatizado gran parte del proceso de Gestión de los créditos FUNDAE, y además está supervisado por consultores muy experimentados.

«Te ayudamos a gestionar la formación programada de tu empresa. Conoce cómo calcular el crédito de formación de tu empresa.” e.herranz@consultae.es / 91.510.23.26.

Guía: Gestión de los créditos FUNDAE Compartir en X

Gracias por leernos, en este blog podrás encontrar numerosa información sobre cómo gestionar planes de formación bonificados, esperamos que te resulten de interés y de ayuda. Pero recuerda, solo prestamos asesoramiento profesional a nuestros clientes, por lo que estos contenidos solo se comparten con fines meramente informativos y están exentos de responsabilidad.

📄 Notas:

• Además, si quieres formarte en profundidad sobre esta operativa tienes disponible nuestro Curso online: Nuevo modelo de Gestión de Bonificaciones por Formación Continua.

• Colaboramos como ponentes en jornadas técnicas sobre la Gestión de FUNDAE, en asociaciones representativas del sector de formación.